Guide complet de l'automatisation des comptes fournisseurs

Avantages de la gestion automatisée des comptes fournisseurs

Économie de temps et d'énergie

Les outils numériques intégrés de gestion automatisée des comptes fournisseurs comme Atouts paiements RBC permettent d’éliminer des heures de travail manuel fastidieux. Comparons les tâches manuelles courantes et les opérations automatisées qu’on peut ainsi leur substituer :

Comparaison entre le traitement manuel et l'automatisation des comptes fournisseurs

Ce qu'impose le traitement manuel	Ce que l'automatisation permet
•Consacrer du temps à des tâches administratives fastidieuses et limiter d'autant la disponibilité du personnel	•Dégager des heures que votre équipe et vous pourrez consacrer à des tâches plus lucratives
•Gérer des documents papier qui se prêtent mal à la recherche d'information, à la production de rapports et au contrôle de l'état des dossiers	•Numériser traitement des comptes fournisseurs, ce qui facilite la production de rapports, le suivi et les audits
•Se mettre en chasse des approbations de paiement (en personne ou par courriel)	•Transmettre les dossiers aux approbateurs voulus par voie électronique
•Dans le cas des fournisseurs qui n'acceptent que les chèques comme mode de paiement, engager des frais d'impression et d'envoi par la poste	•Préparer le paiement par chèque dans la plateforme, le paiement se faisant ensuite par la poste en votre nom
•S'astreindre à n'utiliser que les modes de paiement traditionnels	•Combiner différentes sources de fonds et utiliser votre mode de paiement préféré
•N'utiliser que des cartes de crédit d'entreprise (quand les fournisseurs acceptent ce mode de paiement)	•Payer par carte de crédit, même si vos fournisseurs n'acceptent pas telle ou telle carte
•Composer avec des reports de provisionnement, des goulots d'étranglement ou des erreurs qui causent des retards de paiement	•Payer vos fournisseurs à temps, donc profiter d'éventuels rabais tout en évitant les frais de retard
•Convertir soi-même les devises et être informé après coup des frais liés aux paiements internationaux	• Profiter de l'automatisation de la conversion des devises et savoir à l'avance combien coûtera tel ou tel paiement transfrontière1
•Rechercher et trier soi-même les données entourant les factures, les fournisseurs et les paiements	•Importer rapidement l'information relative à vos fournisseurs et aux factures en souffrance
•Passer son temps à rapprocher paiements et livres comptables	•Procéder automatiquement aux rapprochements dans votre logiciel comptable

Facilité d'adaptation au mode de traitement des comptes fournisseurs en jeu

Une solution de gestion automatisée des comptes fournisseurs s'adapte facilement à vos flux de travaux. Vous pouvez en effet :

• • Définir des profils d'utilisateur et les droits d'accès connexes. Un logiciel de gestion des comptes fournisseurs vous permet d'attribuer en tout temps tel ou tel droit d'accès aux utilisateurs de votre choix (ce point est détaillé plus loin). Sachant possible un tel contrôle interne, vous pourrez rationaliser le traitement des comptes fournisseurs l'esprit tranquille.
• • Créer des règles d'approbation sur mesure. Pourquoi clavarder ou envoyer un courriel chaque fois qu'il faut faire approuver un paiement ? Les règles que vous définirez permettront de transmettre le dossier automatiquement à la bonne personne (voir plus loin).
• • Puiser à de multiples sources d'approvisionnement en fonds. Le traitement des comptes fournisseurs accuse des retards parce que vous devez attendre de disposer des fonds suffisants ? Le service Atouts paiements RBC vous permet de combiner plusieurs sources de fonds, donc de parer aux déficits de trésorerie.
• • Payer par carte de crédit. Parlons encore d'insuffisances de trésorerie. Atouts paiements RBC permet de payer les fournisseurs par carte de crédit, même s'ils n'acceptent pas ce mode de paiement. Vous tirerez ainsi le meilleur parti des récompenses et avantages associés à votre carte.
• • Enregistrer les préférences de vos fournisseurs. Ne recherchez plus dans vos dossiers ou courriels comment le fournisseur désire être payé ou quelles instructions il avait données à l'origine ! Un logiciel de gestion automatisée des comptes fournisseurs permet de mémoriser l'information sous forme de profil numérique.
• • Choisissez et adaptez votre forfait. Avec Atouts paiements RBC, le En savoir plus sur les forfaits et la tarification forfait (ouvre un nouvel onglet) est toujours flexible. Si vous avez moins de paiements à faire, vous pouvez choisir la tarification à la carte (aucuns frais mensuels). Si le nombre de paiements augmente (de 200 à 500 ou davantage par mois), vous pouvez opter pour un abonnement.

Transparence accrue

Dans l'univers souvent complexe des comptes fournisseurs, la transparence revêt une importance cruciale. Qu'il s'agisse de vérifier l'état d'un paiement, de produire un rapport à l'intention des actionnaires, de trouver de nouvelles façons d'optimiser les opérations ou de participer à un audit interne ou externe, il est important de bien comprendre comment se déroule le traitement des comptes fournisseurs. C'est ce que permet une plateforme centralisée de gestion automatisée des comptes fournisseurs, puisqu'elle affiche en temps réel des données exactes sur les opérations liées aux paiements.

Disposant d'une vue actualisée en permanence de tout ce qui concerne les paiements, les fournisseurs, les activités des utilisateurs, etc., vous pouvez :

• • Détecter plus vite les erreurs et les tâches inefficaces
• • Produire des rapports à jour et exempts d'erreurs
• • Éviter les audits chaotiques fondés sur les documents papier
• • Renforcer vos mécanismes internes et externes de protection contre la fraude

Non seulement cela facilitera vos activités courantes, mais cela aidera votre entreprise à se conformer aux normes de l'industrie et à la réglementation.

En numérisant les flux de travaux en jeu, le logiciel de gestion des comptes fournisseurs centralise les données associées aux factures, aux paiements, aux fournisseurs, aux activités des utilisateurs et à l'inscription des opérations dans le temps. Il sera ainsi plus facile à votre équipe et à vous-même de suivre la progression des opérations, de repérer les erreurs, de générer en temps réel des rapports exacts, de détecter les goulots d'étranglement et de procéder aux vérifications internes ou externes.

Diminution des erreurs

La gestion automatisée des comptes fournisseurs contribue aussi à réduire les erreurs. En fait, vous n'aurez plus à les chercher et à les corriger. Vous pourrez en effet :

• • Importer les profils des fournisseurs et mettre à jour leurs préférences en matière de paiements
• • Importer les paiements et télécharger les factures afin de diminuer les doublons ou les factures oubliées
• • Repérer en temps réel les erreurs et les problèmes d'efficacité grâce aux pistes d'audit des utilisateurs et aux marques d'horodatage
• • Articuler la solution et votre logiciel comptable de manière à rapprocher automatiquement les paiements
• • Stocker vos données de paiement sous forme numérique, ce qui facilitera les contre-vérifications

Contribution à l'extension des activités

L'extension des activités de l'entreprise est une perspective excitante, mais elle implique toujours une crise de croissance interne et externe.

Comment utiliser au mieux votre solution

Nous venons de passer en revue quelques-uns des grands avantages de la gestion automatisée des comptes fournisseurs. Voyons maintenant comment en tirer le maximum.

Intégrer la solution à votre logiciel comptable

Si vous utilisez une plateforme logicielle comptable pour effectuer numériquement certaines opérations de traitement des comptes fournisseurs, vous pouvez probablement l'articuler à la solution de gestion automatisée proposée. Cela permettra à votre plateforme d'importer les factures et de rapprocher les paiements – deux opérations de traitement des comptes fournisseurs qui, exécutées manuellement, peuvent être particulièrement fastidieuses.

Atouts paiements RBC est justement conçu pour interagir avec QuickBooks en ligne, Xero et Sage Comptabilité.

Adapter les rôles et privilèges d'utilisateur

Un logiciel de gestion automatisée des comptes fournisseurs permet de créer différents profils d'utilisateur, selon les rôles et les droits d'accès à prévoir. Par défaut, Atouts paiements RBC prévoit quatre profils, associés à des droits d'accès que vous pouvez modifier :

• 1. Commis à la saisie de données
• 2. Approbateur
• 3. Administrateur
• 4. Superadministrateur

Vous pouvez aussi créer des rôles sur mesure, avec droits d'accès adaptés à votre structure organisationnelle et aux exigences de votre système de traitement des comptes fournisseurs. Ces droits d'accès pourront être modifiés en tout temps.

Établir des règles d'approbation numérique

L'un des grands avantages de la gestion automatisée des comptes fournisseurs, c'est qu'elle permet d'acheminer les autorisations de paiement par voie électronique, peu importe la complexité du processus d'approbation. Les approbations ne restent pas sur une voie de garage (cette boîte de réception ou cette pile de documents papier dans laquelle il fallait fouiller auparavant).

Atouts paiements RBC permet de créer des règles qui déterminent quels utilisateurs sont habilités à approuver les ordres de paiement, ainsi que le montant maximal qu'ils peuvent approuver. Ce ne sont que des exemples parmi bien d'autres – les règles peuvent sans problème être adaptées aux mécanismes de contrôle déjà en place.

Optimiser la gestion des fournisseurs

Des opérations manuelles et désordonnées de traitement des comptes fournisseurs peuvent entraîner des retards, des non-paiements, une mauvaise communication, etc. La gestion automatisée des comptes fournisseurs vous aidera à améliorer vos relations avec vos partenaires. N'oubliez pas en effet que pigistes et fournisseurs proprement dits contribuent à la réussite de votre entreprise – il faut prendre soin d'eux !

Une plateforme centralisée de gestion automatisée des comptes fournisseurs permet de respecter les échéances des projets, factures ou contrats, d'agir systématiquement en fonction des préférences des fournisseurs, de regrouper les sources de fonds afin de pouvoir effectuer les paiements sans retard, de gérer proactivement les données qui s'y rapportent, d'envoyer automatiquement des fonds aux intéressés – la liste est loin d'être close ! Résultat : des partenaires comblés, donc des relations d'affaires fructueuses.

Prévoir des mécanismes et des calendriers d'audit interne

Les audits sont une pièce maîtresse de la gestion des comptes fournisseurs. Les audits internes réguliers contribuent à la tenue à jour des documents comptables, auxquels on peut dès lors se fier pour produire les rapports, fournir au personnel ou aux partenaires l'information dont ils ont besoin et avoir l'assurance que les fournisseurs reçoivent des paiements exempts d'erreurs.

En établissant des mécanismes et des calendriers d'audit interne, documentation numérique à l'appui, vous aiderez les nouveaux employés à se familiariser avec les processus en place.