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Paiements dans le secteur des OSBL

TLPL

  • Les processus manuels liés aux comptes fournisseurs pour les organismes sans but lucratif créent du travail supplémentaire, des erreurs coûteuses et des risques de non-conformité, lesquels drainent les ressources de ce qui importe le plus.
  • En passant à un logiciel de gestion automatisée des paiements, comme Atouts paiements RBC, vous pouvez simplifier votre processus et libérer votre équipe pour mettre l’accent sur votre mission.
  • Il est plus facile que vous le croyez de faire la transition. Les plateformes de paiement et les solutions d’automatisation des comptes fournisseurs sont abordables, intuitives et simples à montrer aux nouveaux employés et aux bénévoles.
  • RBC soutient les organismes sans but lucratif en leur fournissant des conseils judicieux et des solutions pratiques pour les aider à faire le bien.
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Sujets

Réduire le papier pour miser sur votre raison d’être : Propulser la mission de votre organisme sans but lucratif grâce aux plateformes de paiement et à la gestion automatisée des comptes fournisseurs

Vous devez déjà fournir d’importants efforts pour continuer d’assurer le financement de vos programmes et de servir la collectivité. Ajoutez-y des piles de factures, une multitude de feuilles de calcul Excel, des approbations manuelles et des règles de paiement complexes, et vous vous retrouvez avec une liste de demandes quotidiennes qui vous éloignent de votre objectif.

Quelle que soit l’ampleur ou la mission de votre organisme, il est indispensable que vous disposiez d’un moyen efficace d’effectuer vos paiements. Que vous dirigiez une fondation, une banque alimentaire, un programme d’éducation, un groupe de protection de l’environnement ou une organisation religieuse de sensibilisation, chaque dollar doit être alloué au bon endroit.

Or, la gestion manuelle des paiements et des comptes fournisseurs pour les organismes à but non lucratif peut entraîner des erreurs, des maux de tête sur le plan de la conformité et une perte de confiance, mettant ainsi votre financement et votre réputation à risque.

En passant à un logiciel intégré d’automatisation des paiements et des comptes fournisseurs (ouvre dans une nouvelle fenêtre), vous veillez à ce que chaque paiement soit lié au bon fonds ou compte bancaire, à ce que les dons versés à des fins particulières soient adéquatement affectés et à éviter les incertitudes dans le processus d’approbation et de déclaration. Ce système vous aide à payer vos fournisseurs dans les délais, à demeurer conformes aux règles d’autorisation et d’approbation de votre organisation et de simplifier vos activités courantes, tout en protégeant la confiance que vos donateurs et les membres de votre conseil d’administration ont placée en vous.

Le coût de la gestion manuelle des comptes fournisseurs pour les organismes sans but lucratif

Pour diriger un organisme sans but lucratif, il faut concilier des demandes financières uniques auxquelles les sociétés et les entreprises ne sont pas toujours confrontées. Le traitement manuel des comptes fournisseurs peut ajouter encore plus de pression en créant des étapes supplémentaires, en augmentant le risque d’erreur et en rendant plus difficile la protection de votre financement et de votre réputation. Voici quelques exemples du coût réel des paiements manuels pour votre organisation.

  • Perte de financement et risque de non-conformité. Les dons et les subventions sont souvent affectés à des programmes précis, au salaire du personnel ou à l’équipement. Une seule erreur de provenance des fonds au moment de payer un fournisseur peut mener à des problèmes de conformité, la perte de financement et d’autres enjeux.
  • Faible visibilité des flux de trésorerie. Certaines semaines, une subvention ou un don remplit le compte ; à d’autres moments, l’argent entre au compte-gouttes. Le suivi manuel permet plus difficilement de voir les fonds disponibles et de planifier les paiements avec exactitude, ce qui donne lieu à des versements en souffrance.
  • Approbations lentes et paiements en retard. Bien que les multiples autorisations à l’échelle de l’organisme sans but lucratif servent à protéger les fonds, elles peuvent aussi ralentir les paiements en raison de l’obligation de conserver des traces écrites, ce qui peut entraîner des frais de retard.
  • Temps consacré à la formation du personnel. Lorsque les équipes sont petites et que le taux de roulement est élevé, une partie de votre temps et de votre énergie est accaparée à former de nouveaux employés ou des bénévoles pour leur montrer à effectuer des paiements manuels complexes.
  • Risque de fraude ou de perte de données. En l’absence de systèmes numériques sécurisés, les données sensibles contenues dans les dossiers papier et les feuilles de calcul Excel peuvent facilement se trouver entre mauvaises mains, ce qui entraîner des pertes financières, des dommages réputationnels et des coûts de recouvrement élevés.
  • Perte de confiance des donateurs. Les erreurs, les retards de paiement et une documentation insuffisante peuvent soulever des questions quant à l’imputabilité en plus de compromettre le soutien futur.

Le paiement des comptes fournisseurs intégrés et l’automatisation des comptes fournisseurs pour les organismes sans but lucratif

Lorsque votre équipe passe moins de temps à gérer les paiements, vous pouvez vous concentrer sur les personnes que vous soutenez. L’automatisation de vos paiements accroît l’efficacité de votre travail quotidien, allège la charge administrative et favorise le bon fonctionnement de votre organisation, ce qui vous permet de consacrer plus d’énergie à votre mission.

Efficacité accrue, réduction des erreurs, accent accru sur ce qui compte

Passer des paiements papier à un processus automatisé de gestion des comptes fournisseurs augmente la rapidité et l’exactitude du travail quotidien. Les approbations sont effectuées en ligne, de sorte que votre équipe passe moins de temps à préparer la paperasse et plus de temps à mener à bien votre mission.

Imaginez ceci : une facture de fournisseur est reçue, puis saisie dans votre logiciel de paiements et de comptes fournisseurs. Elle est ensuite acheminée au bon directeur de programme, appariée à la bonne source d’approvisionnement, puis envoyée aux fins d’approbation rapide en ligne, sans que les papiers s’empilent ou que les données soient entrées une à une. Les paiements sont envoyés dans les délais, les fonds destinés à des fins particulières sont affectés au bon endroit et vos employés peuvent se concentrer sur les tâches qui font progresser votre entreprise.

C’est là que réside le pouvoir de l’automatisation des paiements et des comptes fournisseurs : les processus numériques gèrent les paiements courants en arrière-plan pour que votre équipe puisse se concentrer sur ce qui compte.

Solution souple et abordable

Lorsque vous évaluez un logiciel de paiements et de comptes fournisseurs, les coûts et la souplesse sont tout aussi importants autant que les fonctionnalités. Cherchez des options qui offrent un modèle de facturation à l’utilisation souple afin de payer uniquement ce que vous utilisez, évitant ainsi les frais cachés et les contrats restrictifs.

Avec ce modèle de tarification, vos dépenses demeurent prévisibles et vous permettent de réduire ou d’augmenter votre forfait à mesure que vos besoins changent. Il s’agit d’une autre façon de vous assurer qu’une plus grande portion de votre budget est affectée à votre mission plutôt que d’aller aux coûts indirects.

La facturation à l’utilisation, qui ne comporte aucuns frais cachés et vous donne la liberté d’ajuster votre tarification à mesure que vous prenez de l’ampleur, vous pouvez planifier avec assurance et utiliser plus de ressources pour servir votre collectivité.

Facilité d'apprentissage et d'utilisation

Une solution de paiement devrait vous simplifier la vie, et non vous causer de nouveaux maux de tête. Cherchez une plateforme claire et intuitive que vos employés et vos bénévoles pourront apprendre à utiliser rapidement et sur laquelle ils seront à l’aise de gérer les paiement dès le premier jour.

Ce type de solution est particulièrement utile pour les organismes sans but lucratif, où les membres du personnel assument souvent plusieurs responsabilités et où les rôles changent au fil du temps. Lorsque votre système de comptes fournisseurs est simple à utiliser, il est plus facile de former les nouveaux employés, de maintenir des processus uniformes et d’éviter les erreurs coûteuses.

Le bon logiciel de comptes fournisseurs assure le bon fonctionnement de vos processus de paiement, peu importe qui l’utilise.

Transparence et information améliorée

La confiance repose sur de bonnes données. Un processus clair de comptes fournisseurs vous permet de montrer avec facilité et exactitude à votre conseil d’administration, à vos donateurs et à vos partenaires de subventions comment les fonds sont utilisés, et de communiquer des mises à jour aux moments les plus opportuns.
Grâce à l’automatisation des paiements et des comptes fournisseurs, vous avez une meilleure visibilité sur les paiements et les sources de provisionnement, et ce, au même endroit. Cela permet de préparer plus facilement des états financiers exacts et de conserver la confiance de tous en votre gestion des fonds entrants, y compris les dons et les subventions. De plus, une communication fiable de l’information permet d’éviter les mauvaises surprises et de tenir des conversations plus harmonieuses avec ceux qui soutiennent votre mission.

Renforcement de la sécurité et de la conformité

La protection des renseignements sensibles sur les donateurs et les fournisseurs est essentielle à chaque organisme sans but lucratif, et peut être atteinte plus facilement à l’aide d’une solution de comptes fournisseurs automatisés. Avec Atouts paiements RBC (ouvre dans une nouvelle fenêtre), des dispositifs de sécurité au niveau bancaire protègent les données financières, tandis que les vérifications intégrées assurent la conformité de vos processus de paiement et appuient votre exemption d’impôt.

Atouts paiements RBC combine les fonctionnalités essentielles d’un logiciel d’automatisation des paiements et des comptes fournisseurs : une sécurité robuste, une tarification concurrentielle, des règles d’approbation souples, une communication transparente, des capacités de téléchargement et une interface simple. Il s’agit d’une option pratique pour les organismes sans but lucratif qui souhaitent réduire le temps nécessaire à la gestion des paiements et se concentrer à changer les choses. Lorsque la sécurité et la conformité sont gérées en coulisse, votre équipe peut passer moins de temps à s’inquiéter des risques et plus de temps à mettre l’accent sur le travail remarquable que vous faites dans votre collectivité.

Votre mission, notre promesse

À RBC, le soutien aux collectivités canadiennes va bien au-delà des services bancaires courants. Nous soutenons les organismes sans but lucratif et les organismes communautaires de toutes tailles en leur fournissant des conseils judicieux, des outils pratiques et du financement pour les aider à croître de manière durable et à donner encore plus de poids à leurs actions.

Tout comme de nombreux organismes à but non lucratif qui font affaire avec nous, RBC se soucie grandement de créer des changements positifs. Par l’entremise d’investissements dans la collectivité, d’actions climatiques et de programmes qui font progresser la diversité et l’inclusion, nous travaillons avec les Canadiens pour bâtir un avenir plus durable et plus prospère pour tous.

Notre équipe de spécialistes, Services bancaires, OSBL (opens in a new window) comprend les défis uniques de votre organisation, que vous soyez un réseau national ou un groupe local qui en est à ses débuts. De l’établissement d’un budget à la gestion des flux de trésorerie, nous offrons des conseils pratiques, où et quand vous en avez besoin.

En plus de conseils d’expert, nous proposons des solutions bancaires conçues pour les organismes sans but lucratif, comme Atouts paiements RBC (ouvre dans une nouvelle fenêtre), Cartes commerciales et d’entreprise RBC (ouvre dans une nouvelle fenêtre), et le Compte de bienfaisance Royal (ouvre dans une nouvelle fenêtre). Ces outils courants souples peuvent vous aider à gérer les paiements et les dons avec assurance.

En plus d’offrir des services bancaires, RBC investit dans des initiatives locales et nationales par l’entremise de programmes d’impact communautaire et d’occasions de financement qui aident les organisations comme la vôtre à servir les collectivités qui comptent sur vous.

Sujets

FAQ

Le service Atouts paiements RBC est une plateforme novatrice pour comptes fournisseurs qui automatise les paiements aux fournisseurs en s’intégrant à votre système comptable. Il vous permet d’accéder à tous vos fonds à partir de n’importe quel compte bancaire canadien ou de n’importe quelle carte de crédit Mastercard ou Visa pour payer plusieurs fournisseurs et factures dans le même ordre de paiement, transformant un long processus manuel de traitement des comptes fournisseurs en une expérience entièrement numérique.
La plupart des types d’organismes sans but lucratif peuvent en bénéficier, y compris les suivants :
  • Fondations
  • Banques alimentaires
  • Initiatives sociales communautaires
  • Programmes éducatifs
  • Organismes à vocation artistique
  • Groupes de protection de l’environnement
  • Clubs ou camps récréatifs
  • Coopératives
  • Églises
  • Temples
  • Programmes religieux de sensibilisation
  • Résidences pour personnes âgées sans but lucratif
  • Groupes de soutien
  • Programmes d’activités parascolaires
  • Instituts de recherche indépendants
  • Syndicats et fédérations de travailleurs
  • Zones d’amélioration commerciale
  • Organismes de secours aux sinistrés
  • Groupes de justice sociale
Oui. Tous les paiements sont effectués directement de la source de provisionnement de votre choix aux comptes bancaires des fournisseurs. Le service Atouts paiements RBC étant lié à l’infrastructure bancaire existante, il est soumis aux normes de sécurité financière les plus strictes. Atouts paiements RBC surpasse toutes les normes de l’industrie des cartes de paiement et se plie à des vérifications annuelles de la conformité. Atouts paiements RBC utilise des méthodes de chiffrement améliorées pour sécuriser les données sensibles.

La plateforme utilise la technologie de chiffrement TLS (Transport Layer Security) à validation étendue (Extended Validation – EV) à 256 bits pour sécuriser les données lors de leur transmission sur notre réseau. Cette technologie garantit qu’aucun tiers ne peut accéder aux informations saisies sur notre site. Notre plateforme technologique est conçue pour protéger vos données en transit et les garder en sécurité une fois qu’elles sont sur notre site.
Non. Vous n’avez pas à détenir tous vos comptes bancaires à RBC pour utiliser Atouts paiements RBC ; les entreprises peuvent utiliser Atouts paiements RBC, qu’elles soient ou non clientes des services bancaires de RBC.
Payez vos fournisseurs par télévirement, Virement Interac pour entreprise, chambre de compensation automatisée (ACH) transfrontière USD, Paiements internationaux EUR, paiement de facture, paiement par carte de crédit virtuelle* ou chèque. Les fournisseurs n’ont pas besoin d’être des clients de RBC pour recevoir des paiements.

* Le paiement par carte de crédit virtuelle n’est actuellement offert que pour les cartes de crédit commerciales RBC.
Il n’y a pas de limite quant au nombre d’utilisateurs que vous pouvez ajouter à votre profil Atouts paiements RBC.

Cet article est fourni à titre informatif seulement et ne doit pas être considéré comme constituant des conseils juridiques, financiers ou professionnels. Un conseiller professionnel devrait être consulté concernant votre situation particulière. Les informations présentées sont considérées comme factuelles et à jour, mais nous ne garantissons pas leur exactitude et elles ne doivent pas être considérées comme une analyse complète des sujets discutés. Toutes les expressions d'opinion reflètent le jugement des auteurs à la date de publication et sont sujettes à changement. Aucune approbation de tiers ou de leurs conseils, opinions, informations, produits ou services n'est expressément donnée ou implicite par la Banque Royale du Canada ou l'une de ses filiales.