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Paiements dans le secteur de la santé

TLPL
  • Qu’il s’agisse des dépenses de toutes sortes ou de la réglementation rigoureuse, le secteur des soins de santé présente des complexités uniques dans le monde des paiements et des comptes fournisseurs.
  • En combinaison avec d’autres solutions de services de santé numériques, l’automatisation des paiements et des comptes fournisseurs peut s’adapter aux nuances et aux difficultés en matière de processus propres à votre organisation.
  • Intégrez les paiements à votre logiciel comptable pour automatiser leur rapprochement, et consacrez ainsi moins de temps à apparier fastidieusement les documents, et plus de temps auprès des patients.
  • Aucuns frais d’établissement ne sont requis pour débuter l’automatisation de votre processus de paiements à l’aide d’Atouts paiements RBC.
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Sujets

Prescription de productivité : Solutions de paiement et Gestion automatisée des comptes fournisseurs dans le milieu canadien des soins de santé

En tant que fournisseur de soins de santé, vous êtes très occupé. Que ce soit pour prodiguer des soins à vos patients ou pour soutenir votre équipe, vous avez besoin de systèmes fiables et efficaces qui travaillent aussi fort que vous.

Incidemment, nous sommes actuellement dans une nouvelle ère numérique qui nécessite des systèmes plus intelligents et plus rapides. Du côté des patients, il peut s’agir d’un portail numérique, de prises de rendez-vous et de suivis virtuels, de facturation en ligne, de télésanté, et plus encore. Du côté des praticiens, ces systèmes peuvent prendre la forme de dossiers de patients numériques, de systèmes comptables, de plateformes de planification des ressources, de logiciels de facturation tiers, etc.

Votre processus relatif aux paiements et aux comptes fournisseurs  doit être en mesure de suivre le rythme de ce virage numérique et des soins de santé modernes, vous permettant de poursuivre sur votre lancée et d’avoir davantage de temps et de ressources. C’est ici que la gestion automatisée des comptes fournisseurs (opens in a new window) entre en scène. Cette solution d’affaires souple s’adapte à votre cabinet, contribuant à atténuer vos difficultés liées à la croissance et aux paiements.

Passons en revue certains des défis propres aux comptes fournisseurs dans le secteur des soins de santé, comme les horaires chargés et la réglementation rigoureuse, et ce qu’une plateforme de paiements centralisée comme Atouts paiements RBC (ouvre dans une nouvelle fenêtre) peut faire pour vous aider à les surmonter afin que vous puissiez consacrer plus de temps et d’énergie pour prodiguer des soins de santé de qualité.

Les défis des comptes fournisseurs dans le milieu des soins de santé

Le secteur canadien des soins de santé comporte sa juste part des défis liés aux comptes fournisseurs. En voici quelques-uns :

Horaires surchargés

Quelle que soit votre spécialisation médicale, ce n’est un secret pour personne que les médecins, les dentistes et les professionnels de la santé en tout genre, de même que chacun des employés et des partenaires qui les soutiennent, sont des gens occupés. Vous méritez des solutions rapides et efficaces qui vous permettent d’effectuer vos tâches administratives avec facilité et de vous concentrer sur ce qui compte le plus, c’est-à-dire vos patients.

Les paiements peuvent toutefois se révéler compliqués, particulièrement si vous utilisez l’approche manuelle à l’ancienne. Vous pourriez vous retrouver avec une équipe qui doit jongler avec un très grand nombre de factures, de fichiers Excel, de systèmes, de fournisseurs, de modalités de paiement, de partenaires, d’emplacements, de réglementations sectorielles et plus encore, rendant leurs processus de paiements et de comptes fournisseurs très peu rapides et efficaces.

Volume élevé de dépenses variées

Nous n’avons pas besoin de vous dire que le monde des soins de santé est vaste et complexe, et que vos dépenses d’entreprise peuvent donc l’être aussi. Que vous fassiez partie d’un cabinet familial ayant un seul emplacement ou d’une organisation présente dans plusieurs villes possédant des systèmes d’acheminement des paiements complexes, vos dépenses peuvent s’accumuler rapidement et compliquer votre processus lié aux comptes fournisseurs.

Voici un aperçu des dépenses variées et complexes dans différents domaines de soins de santé.

  • Les médecins de famille ont généralement moins d’équipement et de produits de consommation, mais doivent tout de même payer des coûts élevés pour les fournitures médicales de base, le loyer, les logiciels de dossiers médicaux et plus encore.
  • Les dentistes font souvent face à des coûts plus élevés pour des articles comme la soie dentaire, les seringues, les bavettes dentaires, les gants, les masques, les plombages, les composites et les matériaux requis pour les couronnes ou les ponts dentaires.
  • Les dermatologues paient généralement pour de l’équipement novateur comme des lasers et des produits de consommation, par exemple des trousses de biopsie, des fournitures de stérilisation et des solutions injectables.
  • Les optométristes peuvent utiliser de l’équipement d’examen optométrique coûteux et être confrontés à des coûts liés aux stocks élevés pour des offres au détail comme des lunettes et des verres de contact.
  • Les physiothérapeutes achètent parfois plusieurs outils thérapeutiques comme des bandes élastiques de résistance, des rouleaux en mousse, des balles d’exercice, des poids libres, des planches d’équilibre et différents outils d’évaluation.
  • Les chiropraticiens peuvent être tenus de payer pour de l’équipement de réadaptation, des tables de décompression, de l’équipement d’électrothérapie et des outils numériques.
  • Les massothérapeutes doivent parfois acheter des tables de massage, des chaises, des traversins, des linges, des huiles de massage, des lotions et un éventail d’équipement spécialisé.
  • Les psychologues ont généralement moins besoin de produits de consommation et d’équipement, et leurs dépenses sont généralement axées davantage sur le loyer, l’assurance responsabilité et les plateformes de prise de rendez-vous.


Cette liste n’est pas exhaustive, mais elle vous donne une idée des écarts possibles dans les dépenses au sein du secteur des soins de santé. Comme les dépenses varient grandement d’une profession à l’autre (et parfois au sein d’une même discipline), il est impératif de trouver des solutions de paiement qui s’adaptent à vos besoins et à vos processus particuliers, comme les comptes fournisseurs intégrés et l’automatisation des comptes fournisseurs.

Participation collective

Vous avez probablement entendu l’expression « Il faut un village », et c’est particulièrement vrai dans le domaine des soins de santé. Vos activités courantes peuvent impliquer diverses personnes, que ce soit des patients, des fournisseurs, des prestataires de services, des membres du personnel, des spécialistes, des pharmaciens, des organismes de réglementation et plus encore !

Tous ces rôles uniques (et extrêmement importants) peuvent grandement compliquer votre processus de gestion des comptes fournisseurs, en particulier si vous jonglez avec un volume élevé de factures papier, de feuilles de calcul, de documents comptables et d’autres éléments essentiels d’un traitement manuel des paiements et des comptes fournisseurs.

Systèmes financiers complexes

Des dépenses complexes et un grand nombre de participants donnent lieu à des systèmes financiers complexes. Vos systèmes de facturation médicale, vos portails de patients, votre logiciel de comptabilité ou votre progiciel intégré de gestion, vos feuilles de calcul et vos autres outils peuvent faire en sorte qu’il n’est pas évident de suivre les différentes plateformes indépendantes qui composent votre écosystème financier.

Un processus complexe de gestion des comptes fournisseurs à l’ancienne ne réussit qu’à rendre ces plateformes encore plus déconnectées les unes des autres. Lorsque vous suivez un processus manuel de gestion des paiements, vous pouvez avoir l’impression qu’il est impossible d’intégrer vos systèmes financiers, ce qui peut amplifier les problèmes liés à votre flux des travaux, y compris les erreurs, les goulots d’étranglement, les paiements en retard, etc.

Fusions de cabinets

Depuis 2020 (particulièrement en 2021), le secteur canadien des soins de santé connaît une hausse des fusions et acquisitions1. Ces opérations surviennent lorsque des cabinets se regroupent pour créer de plus grandes organisations ou que des sociétés acquièrent des cabinets pour favoriser l’intégration et assurer un contrôle plus centralisé. Bien que la décision de procéder à une fusion ou à une acquisition soit extrêmement complexe et nuancée, elle peut comporter des avantages comme une plus grande capacité de soins, une consolidation des ressources et plus encore.

Ces avantages donnent lieu à des complications, y compris une restructuration financière, une surveillance réglementaire et le transfert de données très sensibles. Dans des situations comme celle-ci, lorsque tous les aspects de votre cabinet sont scrutés à la loupe, le traitement manuel des comptes fournisseurs peut créer des difficultés supplémentaires.

Réglementation stricte

En raison de la réglementation fédérale et provinciale stricte dans l’ensemble du secteur de la santé, il est important que vos flux de paiements soient faciles à suivre, à déclarer et à vérifier afin d’assurer (et de démontrer) votre conformité. Voici quelques exemples de réglementation :

  • Loi canadienne sur la santé : Cette loi fédérale décrit les critères que les provinces et territoires canadiens doivent respecter pour recevoir la totalité de leur financement par l’entremise du système de santé public du pays.
  • Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé : Il s’agit de la loi ontarienne en matière de confidentialité des renseignements sur la santé, qui vise à protéger les renseignements personnels confidentiels sur la santé.
  • Health Information Act : Il s’agit de la loi albertaine en matière de protection des renseignements personnels sur la santé, qui établit les règles quant à la façon de recueillir, utiliser, communiquer et protéger les renseignements sur la santé.
  • Projet de loi no 3 du Québec: Ce projet de loi jette les bases juridiques pour traiter les renseignements liés à la santé et aux services sociaux, notamment leur collecte, leur stockage et leur utilisation. Il vise à renforcer la protection, tout en optimisant et en mettant de l’avant des communications en temps opportun.


Les dossiers papier ainsi que les contrôles internes et externes insuffisants qui accompagnent le traitement manuel des comptes fournisseurs peuvent mener à une sécurité, une communication de l’information et une visibilité réduites. De plus, comme les renseignements potentiellement sensibles sont stockés dans vos systèmes, la sécurité est essentielle à votre mission.

L'intégration et l'automatisation des comptes fournisseurs pour résoudre les casse-têtes dans le milieu de la santé

Puisque ce serait injuste de conclure sur une note négative, examinons quelques avantages de l’automatisation des comptes fournisseurs (ouvre dans une nouvelle fenêtre) qui sont propres au secteur des soins de santé.

Efficacité et exactitude

Voyez comment un logiciel de gestion des comptes fournisseurs peut résoudre des problèmes précis causés par un traitement manuel des comptes fournisseurs.

Processus manuel Processus automatisé
Jonglez avec d’innombrables factures papier sans avoir un aperçu clair du portrait financier de votre cabinet. Numérisez et centralisez vos processus de paiement pour obtenir un portrait clair et structuré.
Soumettez des demandes d’approbation par courriel, au moyen de la messagerie instantanée ou de vive voix. Automatisez les règles et les voies d’approbation et avisez les approbateurs des éléments en suspens.
Corrigez rétroactivement les erreurs humaines qui ralentissent constamment vos processus. Réduisez au minimum les erreurs humaines grâce à une plateforme numérique automatisée.
Attendez d’avoir les fonds suffisants ou perdez du temps à transférer de l’argent entre vos comptes. En quelques clics, combinez plusieurs sources de provisionnement (y compris des cartes de crédit) dans un même paiement.
Effectuez manuellement (et fastidieusement) le rapprochement des paiements avec vos documents comptables. Rapprochez automatiquement les paiements avec votre logiciel comptable intégré.

Rentabilité et adaptabilité

Atouts paiements RBC vous la possibilité de choisir un forfait (ouvre dans une nouvelle fenêtre) en fonction du volume de paiements de votre processus lié aux comptes fournisseurs. Si votre organisme gère plusieurs paiements par mois, vous pouvez opter pour un abonnement à Atouts paiements RBC moyennant des frais mensuels concurrentiels. Si votre volume de paiements est peu élevé, vous pouvez payer à la carte, une excellente option pour les petits cabinets de soins de santé. De plus, vous pouvez utiliser notre calculatrice (ouvre dans une nouvelle fenêtre) pour estimer vos coûts mensuels avec chaque forfait, et il est facile de passer d’un à l’autre quand bon vous semble !

Si votre organisation compte plusieurs cabinets qui ont été fusionnés pour former une seule grande entreprise (ou si vous travaillez tout simplement dans une grande entreprise), tous les membres de votre équipe peuvent utiliser le même compte Atouts paiements RBC. Il n’y a pas de limite quant au nombre d’utilisateurs que vous pouvez ajouter à votre compte.

Convivialité instantanée

Lorsque vous utilisez Atouts paiements RBC, vous n’avez pas à payer de frais d’établissement ou d’adhésion, et vous pouvez immédiatement commencer à effectuer des opérations. Nous savons que la rapidité et la facilité sont extrêmement importantes dans le monde des soins de santé, c’est pourquoi nous avons simplifié l’automatisation de votre processus de paiement.

Il vous suffit de vous inscrire, de configurer votre profil d’utilisateur, de choisir votre forfait et d’établir vos sources de provisionnement (comptes bancaires, cartes de crédit ou comptes de caisses populaires) pour commencer à effectuer des opérations. Vous pouvez aussi synchroniser Atouts paiements RBC avec votre logiciel comptable pour lancer une importation en série de vos fournisseurs et de vos factures. Une fois le paiement effectué, Atouts paiements RBC le rapprochera automatiquement avec le logiciel comptable que vous avez synchronisé.

Souplesse des paiements aux fournisseurs

Bénéficiez d’options de paiement souples en automatisant votre processus de gestion des comptes fournisseurs grâce à Atouts paiements RBC. Vous pouvez ajouter presque n’importe quel compte domicilié au Canada (qu’il s’agisse ou non d’un compte d’entreprise RBC (ouvre dans une nouvelle fenêtre)), y compris auprès de nombreuses caisses populaires. Vous pouvez également ajouter des cartes de crédit Mastercard ou Visa de la plupart des émetteurs canadiens.

Lorsque vous émettez un paiement, vous pouvez utiliser des fonds provenant de l’un ou l’autre des comptes que vous avez ajoutés, et Atouts paiements RBC combinera les fonds en un seul paiement automatisé. Vous pouvez ainsi :

  • Gagner du temps lorsque vous effectuez des virements entre vos comptes
  • Éviter les retards de provisionnement (et les frais associés aux versements en souffrance)
  • Générer des chèques en toute facilité en utilisant des fonds provenant de plusieurs sources
  • Payer au moyen d’une carte de crédit, même si votre destinataire ne les accepte pas


De plus, lorsque vous faites des paiements internationaux avec Atouts paiements RBC, vous saurez exactement ce que vous paierez dès le départ2 en fonction de votre tarification.

Rapprochement automatique des paiements

Les plateformes de comptes fournisseurs intégrés et d’automatisation des comptes fournisseurs s’intègrent souvent parfaitement à votre logiciel comptable afin de numériser votre processus de rapprochement des paiements. Atouts paiements RBC s’intègre à Sage, Xero et QuickBooks en ligne, de sorte que votre logiciel comptable se met automatiquement à jour dès que vous envoyez un paiement à un fournisseur.

De cette façon, votre équipe peut passer moins de temps à apparier fastidieusement les paiements aux documents comptables, et plus de temps à effectuer des tâches qui contribuent directement à votre mission, à savoir fournir des soins de premier ordre.

Transparence accrue et sécurité renforcée

En fournissant à votre processus de gestion des comptes fournisseurs sa propre plateforme numérique centralisée, Atouts paiements RBC offre une meilleure transparence à toutes les parties prenantes. Au lieu de la pile de papiers désordonnés qui perpétue le cloisonnement et la désorganisation, vous obtenez un aperçu en temps réel de votre processus de gestion des comptes fournisseurs, ce qui permet à votre équipe de voir facilement l’état des factures, les retards d’approbation, les renseignements sur les fournisseurs et plus encore.

Atouts paiements RBC vous procure également la tranquillité d’esprit de savoir que le traitement automatisé de vos comptes fournisseurs est sécurisé. Comme il est connecté à l’infrastructure bancaire existante, le service Atouts paiements RBC doit répondre aux normes les plus élevées en matière de sécurité financière. Il utilise des méthodes de chiffrement améliorées (qui dépassent les normes sectorielles) pour sécuriser les données sensibles. Votre cabinet, vos partenaires et vos patients peuvent avoir l’esprit tranquille, sachant que leurs données sont en sécurité et protégées.

Laissez RBC prendre soin de vous

En tant que fournisseur de soins de santé, vous prenez toujours soin des autres. À RBC, nous sommes honorés d’avoir l’occasion de vous aider à prendre soin de votre santé financière et de celle de votre entreprise. En plus d’un logiciel de gestion des comptes fournisseurs, nous offrons des solutions financières qui vous aideront à atteindre vos objectifs, qu’il s’agisse d’obtenir des récompenses de carte de crédit ou de faire croître vos affaires. Voici quelques solutions à explorer :

  • Le programme Services aux professionnels de la santé RBC Avantage (ouvre dans une nouvelle fenêtre) soutient les professionnels canadiens de la santé au moyen de solutions financières et d’épargne personnalisées. Par l’entremise du programme, vous avez accès à des tarifs concurrentiels exclusifs sur les prêts, les marges de crédit et d’autres produits bancaires. Vous pouvez également profiter d’avantages spéciaux comme des points de récompense, des remises sur carte de crédit et l’annulation de frais de compte bancaire.
  • RBC propose un vaste éventail de cartes commerciales et d'entreprise (ouvre dans une nouvelle fenêtre) pour faciliter la gestion des dépenses. Le programme Cartes commerciales RBC (ouvre dans une nouvelle fenêtre) offre une solution complète pour les déplacements, les achats et les paiements de factures de votre entreprise. Vous pouvez prolonger vos délais de paiement, obtenir des récompenses et des avantages, et numériser vos besoins en matière de paiement par l’entremise de notre puissante plateforme d’information des cartes, qui vous permet de créer et de gérer des cartes en temps réel. De plus, vous avez accès à diverses options de cartes physiques et virtuelles.
  • Dr. Bill (ouvre dans une nouvelle fenêtre) est un logiciel de facturation médicale avancé et sécurisé pour les cabinets et les hôpitaux de l’Ontario, de la Colombie-Britannique et de l’Alberta. Il est conçu pour vous faire gagner du temps, rationaliser votre gestion financière et simplifier le processus de facturation pour toutes les parties concernées. En tant qu’entreprise cliente de RBC, vous pouvez obtenir une tarification adaptée aux besoins de facturation de votre équipe, ainsi qu’une réduction pouvant aller jusqu’à 48 % sur la facturation des cliniques et des hôpitaux3.


Nous savons que vous êtes occupé à prendre soin des autres et que vous méritez des systèmes qui soutiennent votre travail plutôt que de le ralentir. Pour trouver des solutions sur mesure qui répondent à vos besoins, communiquez avec un spécialiste, Services aux professionnels de la santé RBC (ouvre dans une nouvelle fenêtre).

Sujets

FAQ

La gestion automatisée des comptes fournisseurs est un type de solution de paiement utilisé pour numériser, moderniser et simplifier le traitement des comptes fournisseurs de votre entreprise. Atouts paiements RBC est une plateforme novatrice de gestion automatisée des comptes fournisseurs conçue pour s’intégrer à votre logiciel comptable (QuickBooks, Xero ou Sage) afin d’automatiser le traitement de vos comptes fournisseurs du début à la fin.

La gestion automatisée des comptes fournisseurs au moyen d’Atouts paiements RBC vous permet d’accélérer le traitement des comptes fournisseurs, de réduire les erreurs, d’éviter le papier, de rester souple dans votre provisionnement, de simplifier le processus d’approbation, de rapprocher automatiquement les paiements et bien plus encore. Dans l’ensemble, la gestion automatisée des comptes fournisseurs libère un temps considérable, ce qui vous permet, à vous et à votre équipe des comptes fournisseurs, de vous concentrer sur d’autres aspects des activités de votre entreprise. Pour en savoir plus, consultez Qu’est-ce que la gestion automatisée des comptes fournisseurs et comment peut-elle améliorer le traitement de mes comptes fournisseurs ? (opens in a new window)
Oui. Tous les paiements sont effectués directement de la source de provisionnement de votre choix aux comptes bancaires des fournisseurs. Le service Atouts paiements RBC étant lié à l’infrastructure bancaire existante, il est soumis aux normes de sécurité financière les plus strictes. Atouts paiements RBC surpasse toutes les normes de l’industrie des cartes de paiement et se plie à des vérifications annuelles de la conformité. Atouts paiements RBC utilise des méthodes de chiffrement améliorées pour sécuriser les données sensibles.

La plateforme utilise la technologie de chiffrement TLS (Transport Layer Security) à validation étendue (Extended Validation – EV) à 256 bits pour sécuriser les données lors de leur transmission sur notre réseau. Cette technologie garantit qu’aucun tiers ne peut accéder aux informations saisies sur notre site. Notre plateforme technologique est conçue pour protéger vos données en transit et les garder en sécurité une fois qu’elles sont sur notre site.
Non. Vous n’avez pas à détenir tous vos comptes bancaires à RBC pour utiliser Atouts paiements RBC ; les entreprises peuvent utiliser Atouts paiements RBC, qu’elles soient ou non clientes des services bancaires de RBC.
Renseignements personnels :
  • Coordonnées et renseignements personnels des dirigeants, administrateurs, propriétaires et des utilisateurs du service Atouts paiements RBC
  • Pièces d’identité, soit un passeport ou un permis de conduire du Canada ou des États-Unis
  • Clients RBC seulement : justificatifs d’ouverture de session dans Banque en direct


Renseignements sur l’entreprise :
  • Identification (dénomination sociale et nom commercial), structure, coordonnées et adresse physique de l’entreprise
  • Renseignements sur la propriété
  • Nom des signataires autorisés
  • Renseignements bancaires (pour ajouter une source de provisionnement)
Payez vos fournisseurs par télévirement, Virement Interac pour entreprise, chambre de compensation automatisée (ACH) transfrontière USD, Paiements internationaux EUR, paiement de facture, paiement par carte de crédit virtuelle* ou chèque. Les fournisseurs n’ont pas besoin d’être des clients de RBC pour recevoir des paiements.

* Le paiement par carte de crédit virtuelle n’est actuellement offert que pour les cartes de crédit commerciales RBC.