Guide de référence sur le traitement des comptes fournisseurs

Examen approfondi des nuances des comptes fournisseurs

Les comptes fournisseurs sont considérés comme le passif, les dettes ou les obligations envers un fournisseur. En termes simples, la « période d’attente » entre la facture et le paiement donne lieu à un compte fournisseur. Si vous acceptez de payer un fournisseur dans les 30 jours, il s’agit d’un compte fournisseur, puisque vous avez une dette envers ce fournisseur pendant 30 jours.

Parmi les exemples de comptes créditeurs, on peut citer les sommes dues pour :

• Services fournis par des pigistes, des entrepreneurs et d’autres fournisseurs
• Biens de fournisseurs, y compris les matières premières
• Coûts de la chaîne logistique tels que le transport, la main-d’œuvre, l’emballage, etc.

Cette liste n’est pas exhaustive, mais elle donne une idée de l’ampleur de la portée des comptes fournisseurs.

2/10 net 30 jours

« 2/10 net 30 jours » décrit un délai de règlement établi entre un acheteur et un fournisseur. Cela signifie simplement que le paiement est exigible 30 jours après la réception de la facture, mais que l’acheteur peut bénéficier d’une réduction de 2 % s’il paie la facture dans les 10 jours. Les fournisseurs peuvent offrir un rabais comme celui-ci pour accélérer la réception des paiements et améliorer le flux de trésorerie.

Certaines entreprises ont recours à la gestion automatisée des comptes fournisseurs pour accélérer le traitement des comptes fournisseurs et atteindre, dans la mesure du possible, un accord de 2/10 net 30 jours.

Logiciel comptable

Comme son nom l’indique, il s’agit d’un programme numérique pour vous aider à effectuer des opérations et des processus financiers. QuickBooks Online, Xero, Sage, FreshBooks et les modules des progiciels intégrés de gestion tels que Microsoft Dynamics, SAP et Oracle NetSuite en sont des exemples courants. Les logiciels comptables et les progiciels intégrés de gestion vous permettent de conserver vos opérations, vos registres et vos comptes sur une plateforme centralisée, ce qui facilite l’exécution de tâches financières, notamment le traitement des comptes fournisseurs.

Si vous utilisez un logiciel comptable, félicitations ! Le traitement de vos comptes fournisseurs est déjà partiellement numérisé. De nombreux logiciels comptables s’intègrent également aux plateformes de gestion automatisée des comptes fournisseurs, ce qui vous permet de numériser votre traitement des comptes fournisseurs. Atouts paiements RBC s’intègre parfaitement à Sage, Xero et QuickBooks pour simplifier le traitement de vos comptes fournisseurs.

Gestion automatisée des comptes fournisseurs

La gestion automatisée des comptes fournisseurs est une solution qui offre des flux de travail numériques pour simplifier et automatiser le traitement des comptes fournisseurs. Une plateforme de gestion automatisée des comptes fournisseurs comme Atouts paiements RBC vous permet de réaliser automatiquement les tâches suivantes :

• Importer des comptes fournisseurs impayés d’un logiciel comptable
• Créer des profils de fournisseurs (en notant leurs préférences et modalités de paiement)
• Établir les dates de paiement
• Acheminer les paiements aux approbateurs internes concernés
• Combiner les sources de financement, comme les comptes bancaires et les cartes de crédit, de la plupart des institutions financières canadiennes
• Payer par carte de crédit, même si le fournisseur n’accepte pas ce mode de paiement
• Effectuer facilement des paiements internationaux dans plusieurs devises
• Émettre des chèques pour les fournisseurs qui n’acceptent que ce mode de paiement
• Consigner les paiements dans le logiciel comptable (rapprocher les paiements)

En offrant ces avantages (et potentiellement plus), la gestion automatisée des comptes fournisseurs peut vous aider à réduire le temps, l’argent, le papier, les erreurs et les éventuels frais de retard qui peuvent survenir tout au long du traitement des comptes fournisseurs.

Prévision des comptes fournisseurs

La prévision des comptes fournisseurs utilise les données existantes pour prévoir les paiements futurs d’une entreprise à ses fournisseurs. Cette pratique peut aider une entreprise à gérer son fonds de roulement, son flux de trésorerie et sa santé financière globale.

Ratio de rotation des comptes fournisseurs

Le ratio de rotation des comptes fournisseurs est un moyen de mesurer la rapidité avec laquelle une entreprise paie ses fournisseurs. C’est un type de « ratio de solvabilité », c’est-à-dire qu’il illustre la capacité de l’entreprise à payer ses obligations dans un délai précis. Pour calculer le ratio de rotation des comptes fournisseurs sur un an, vous aurez besoin de ce qui suit :

• Les achats nets par carte de crédit que l’entreprise a effectués au cours d’une année, soit le montant total en dollars des services ou des biens achetés à crédit, moins les escomptes offerts, les retours sur ventes et les remises.
• Le montant moyen des comptes fournisseurs de l’entreprise pour la même année.

Actif

Un actif est un article ou un placement doté d’une valeur économique que possède une entreprise. Le niveau de liquidité de l’actif peut varier, ce qui signifie que certains types d’actif peuvent être convertis en espèces plus rapidement que d’autres. Voici quelques types d’actif :

• Actif à court terme : actif qui peut être converti en espèces rapidement, en deçà d’un an, et qui regroupe généralement les comptes clients et les stocks.
• Actif corporel : actif qui a une existence physique, comme les produits et les matières premières
• Actif incorporel : actif qui n’a pas d’existence physique, comme les marques de commerce, la survaleur et les autres droits juridiques
• Actif financier : actif qui regroupe les produits de placement, comme les actions, les certificats de placement garanti (CPG), les fonds communs de placement, etc.
• Immobilisation corporelle : actif qui regroupe les bâtiments, l’équipement et les terrains

Note utile : Un actif est le contraire d’un passif, qui est défini ci-dessous.

Audits

En général, un audit est un examen des processus et des dossiers d’une entreprise qui permet de s’assurer que tout est exact, fiable, cohérent et conforme à la réglementation en vigueur. Les audits peuvent être effectués à l’interne (par l’entreprise) ou à l’externe (par un organisme de réglementation).

Dans le contexte des comptes fournisseurs, des audits sont réalisés pour valider les paiements des fournisseurs et les rapports internes correspondants. Ils visent à s’assurer que l’entreprise a effectué les paiements avec exactitude et honnêteté, a mis à jour les registres internes correspondants et a respecté les règles et les réglementations.

Flux de trésorerie

Le flux de trésorerie correspond aux entrées et sorties de fonds d’une entreprise. Il s’agit du montant des liquidités dont dispose une entreprise pour payer les factures (comptes fournisseurs), les salaires, etc. Le flux de trésorerie est un indicateur clé du bien-être financier d’une entreprise.

La gestion automatisée des comptes fournisseurs avec Atouts paiements RBC peut aider les entreprises à gérer leur flux de trésorerie en leur permettant de payer les fournisseurs par carte de crédit (même s’ils n’acceptent habituellement pas ce mode de paiement). Elle leur permet également de combiner des fonds provenant de différents comptes bancaires, cartes de crédit et caisses populaires afin d’éviter d’attendre des fonds provenant de comptes spécifiques.

Délai de règlement des comptes fournisseurs

Le délai de règlement des comptes fournisseurs correspond au nombre moyen de jours dont une entreprise a besoin pour payer ses fournisseurs. À bien des égards, cela donne un aperçu de la santé financière de l’entreprise, car il s’agit d’un indicateur de la capacité de l’entreprise à augmenter son flux de trésorerie en prolongeant le délai de paiement (tout en respectant les modalités de paiement).

Le coût des marchandises vendues (CMV) est le montant total que l’entreprise dépense pour fabriquer ou acquérir ses produits, y compris les coûts des matières premières, de la main-d’œuvre, des services publics, etc.

Un long délai de règlement des comptes fournisseurs (par rapport à la moyenne du secteur) signifie qu’une entreprise met beaucoup de temps à s’acquitter de ses obligations en cours. Cela peut indiquer que l’entreprise ne paie pas toujours ses fournisseurs à temps, mais ce n’est pas tout. Selon le secteur d’activité et la situation, cela peut également signifier que l’entreprise bénéficie de meilleures conditions de crédit que ses concurrents et qu’elle dispose de plus de liquidités pour faire face aux dépenses à court terme.

Un court délai de règlement des comptes fournisseurs (par rapport à la moyenne du secteur) peut signifier qu’une entreprise bénéficie de conditions de crédit moins avantageuses que ses concurrents ou qu’elle n’utilise pas pleinement les périodes de crédit offertes par ses créanciers.

Planification des ressources

La planification des ressources est le processus qui consiste à rassembler les différents services d’une entreprise, comme les ventes, les achats, les ressources humaines, la fabrication, les finances, l’information et plus encore. Cette opération est généralement effectuée sur une plateforme numérique appelée progiciel intégré de gestion, une interface centralisée qui fusionne tous les systèmes distincts utilisés par les différents services d’une grande entreprise. Cette plateforme globale compile les données des plateformes propres à chaque service dans une base de données, de façon à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.

Étant donné que les comptes fournisseurs sont souvent considérés comme un service (ou comme un sous-service de la fonction Finances), ils peuvent être vus comme un volet de la planification des ressources. Si une entreprise utilise un logiciel de gestion automatisée des comptes fournisseurs, celui-ci peut généralement s’intégrer à un progiciel intégré de gestion pour simplifier et centraliser tous les comptes fournisseurs.

Dépenses

Les dépenses sont les coûts qu’une entreprise doit défrayer pour mener à bien ses activités et générer des revenus, y compris les salaires et les loyers. Les dépenses sont comptabilisées dans l’état des résultats d’une entreprise.

Passif

Un passif est une obligation ou une dette qu’une société doit rembourser. Le passif figure sur le bilan d’une entreprise, tandis que les dépenses figurent sur l’état des résultats.

Les comptes fournisseurs sont un exemple de passif, car ils reflètent les obligations à court terme d’une entreprise envers un fournisseur.

Net 7/10/30/60/90 jours

Il existe de nombreux exemples de modalités de paiement entre un acheteur et un fournisseur. Les chiffres ci-dessus indiquent que le paiement est exigible 7, 10, 30, 60 ou 90 jours après l’émission de la facture. Selon la relation entre l’acheteur et le fournisseur, il peut y avoir ou non un rabais pour paiement hâtif.

Rapprochement des paiements

Le rapprochement des paiements consiste à comparer et à apparier les relevés et les opérations pour s’assurer que :

• Le paiement a été envoyé
• Le paiement est exact
• Les dossiers de l’entreprise indiquent que le paiement exact a été envoyé

Il s’agit d’une étape essentielle pour s’assurer que les dossiers internes d’une entreprise (registres comptables) correspondent à ses dossiers externes (comme les relevés bancaires). Les entreprises peuvent choisir de faire le rapprochement de leurs paiements tous les jours, toutes les semaines ou tous les mois.

Dans le monde des comptes fournisseurs, le rapprochement des paiements a lieu après l’envoi d’un paiement au fournisseur. Un professionnel de la gestion des comptes fournisseurs doit mettre à jour manuellement les registres comptables de l’entreprise pour tenir compte de ce paiement. Autrement, un logiciel de gestion automatisée des comptes fournisseurs peut le faire numériquement.

Atouts paiements RBC s’intègre aux logiciels comptables comme Xero, Sage et QuickBooks Online pour automatiser le rapprochement des paiements en mettant à jour les écritures correspondantes dans le logiciel comptable.

Bon de commande

Un bon de commande est un document officiel qu’un acheteur envoie à un fournisseur pour amorcer un achat. Il précise les détails de l’achat, comme le type de bien ou de service et les quantités, les conditions, les prix et les descriptions, entre autres. Le vendeur peut refuser le bon de commande, mais une fois qu’il l’accepte, il conclut une entente officielle pour fournir les biens ou les services.

Comme mentionné plus tôt dans cet article, le cycle complet de traitement des comptes fournisseurs commence dès que l’acheteur émet le bon de commande.

Dettes fournisseurs

Les comptes fournisseurs et les dettes fournisseurs sont utilisés de façon interchangeable, mais ils ne sont pas identiques. Les dettes fournisseurs englobent l’argent dû aux fournisseurs pour l’achat de biens à crédit. Elles sont considérées comme une sous-catégorie des comptes fournisseurs et concernent des biens comme les matières premières utilisées dans la production et d’autres coûts liés aux stocks. Tout comme les autres sous-catégories des comptes fournisseurs, les dettes fournisseurs sont considérées comme un passif à court terme jusqu’à ce que l’entreprise paie le fournisseur (habituellement dans un délai de 30 à 90 jours).

Fonds de roulement

Le fonds de roulement désigne les fonds disponibles pour couvrir les dépenses à court terme de votre entreprise. Il s’agit des fonds dont dispose votre entreprise pour payer les biens et les services nécessaires à son exploitation. Quelques exemples de dépenses sont le paiement des fournisseurs, les salaires, les services publics et les services de marketing.