Dix problèmes courants relatifs au traitement des comptes fournisseurs et leurs solutions

2 : Goulots d’étranglement

Problème

Le processus de traitement des comptes fournisseurs requiert souvent l’intervention de nombreux acteurs, plusieurs cycles d’approbation, différents modes de paiement et différentes sources de financement, ce qui peut engendrer plusieurs goulots d’étranglement.

Sans une gestion automatisée des comptes fournisseurs, les factures peuvent se perdre dans une pile de papiers, une boîte de réception ou un chassé-croisé téléphonique, et retarder le processus d’approbation à différentes étapes. Côté paiements, le traitement de vos comptes fournisseurs peut être suspendu tant que les fonds suffisants ne sont pas crédités, prolongeant ainsi les délais.

Solution

Simplifiez vos procédures d’approbation en ayant recours à un logiciel de gestion des comptes fournisseurs grâce auquel vous pouvez attribuer des rôles et des privilèges et envoyer de paiements sortants aux bons approbateurs et suivre l’avancement de chaque étape. Cela permet à tous les utilisateurs de repérer facilement les goulots d’étranglement liés aux approbations et d’envoyer des rappels.

Avec Atouts paiements RBC, vous pouvez également éviter les goulots d’étranglement liés aux paiements en regroupant les fonds de plusieurs sources (comme les comptes bancaires et les cartes de crédit) en un seul ordre de paiement. Ainsi, vous n’avez plus besoin d’attendre que les fonds nécessaires soient disponibles dans un compte pour effectuer un paiement. Vous pouvez également minimiser les perturbations du flux de trésorerie en réglant les factures de vos fournisseurs avec votre carte de crédit, même celles des fournisseurs qui n’acceptent pas les cartes.

Ces avantages peuvent également vous aider à payer vos fournisseurs en temps opportun et à profiter de remises. À tout le moins, ces fonctionnalités peuvent vous aider à éviter les frais de retard, tout en maintenant de bonnes relations avec vos fournisseurs.

3 : Communication désynchronisée

Problème

Bien qu’il soit utile de répartir les rôles et les responsabilités dans le processus de traitement des comptes fournisseurs, cette répartition peut conduire à un cloisonnement des tâches. Si ce cloisonnement constitue une entrave à une communication constante et rigoureuse, certains problèmes peuvent survenir, notamment :

• des versements en souffrance : si une facture contient des renseignements erronés ou peu clairs, ou si elle n’est pas associée au bon de commande qui lui correspond, la situation peut être difficile à clarifier, ce qui peut entraîner des échanges de courriels, des relances de dernière minute et un chassé-croisé téléphonique.
• des goulots d’étranglement : si un approbateur ne voit pas votre courriel ou oublie une conversation informelle, il pourrait ne pas s’apercevoir que la facture est bloquée.
• une confusion chez le fournisseur : au-delà d’une bonne communication interne, il est essentiel de tenir vos fournisseurs informés du statut de leurs paiements. Votre fournisseur a-t-il été avisé du paiement de la facture ? L’avez-vous avisé en cas de retard de paiement ?

Gardez à l’esprit que ces problèmes peuvent s’amplifier à mesure que votre entreprise se développe et que votre équipe grandit.

Solution

Grâce à une plateforme de gestion automatisée des comptes fournisseurs comme Atouts paiements RBC, tout le monde reste sur la même longueur d’onde et vous pouvez :

• fournir à tous les membres de l’équipe un portrait à jour de l’avancement et de l’état d’un paiement ;
• planifier vos paiements ;
• envoyer automatiquement les données de remise de paiements à vos fournisseurs ;
• autoriser plusieurs approbateurs, ce qui crée une empreinte numérique pour tous les utilisateurs, facilitant ainsi la production de rapports, d’audits et plus encore ;
• suivre les données sur les utilisateurs et les fournisseurs, ce qui s’avère particulièrement utile à mesure que votre entreprise se développe.

4 : Non-concordance des factures

Problème

Le processus de traitement des comptes fournisseurs nécessite de nombreux rapprochements de factures. Voici deux exemples fréquents :

• Rapprochement de la facture et du bon de commande
• Rapprochement du paiement effectué et du registre comptable (également appelé « rapprochement des paiements »)

Si vous devez gérer des centaines de factures, le processus peut se compliquer. Une non-concordance peut perturber le traitement de vos comptes fournisseurs entraînant des retards, des enjeux d’audit, des risques de fraude et bien d’autres tracas.

Solution

Gestion automatisée des comptes fournisseurs vous permet d’importer des factures et de les associer au bon de commande qui lui correspond. Atouts paiements RBC peut s'intégrer à des logiciels comptables comme Sage, QuickBooks en ligne et Xero afin de faciliter le rapprochement de vos registres comptables une fois que le paiement a été effectué. De plus, le logiciel Gestion automatisée des comptes fournisseurs signale les problèmes et automatise les communications avec vos fournisseurs en cas de non-concordance afin de prévenir les retards de manière proactive.

5 : Factures en double

Problème

À propos de rapprochement, les factures en double peuvent passer inaperçues lorsque les comptes fournisseurs sont traités manuellement, ce qui peut donner lieu à des paiements en double, des retards de traitement, de multiples échanges et des retards de paiement.

Solution

Les plateformes de gestion automatisée des comptes fournisseurs comme Atouts paiements RBC s’intègrent parfaitement aux logiciels comptables : vous pouvez importer automatiquement vos factures et trouver facilement les doublons. De cette façon, vous pouvez dissiper toute confusion dès le début du processus de traitement des comptes fournisseurs et d’éviter ainsi une série d’erreurs.

6 : Risque de fraude interne et externe

Problème

Le nombre de factures, d’étapes complexes et de personnes participant au processus de traitement des comptes fournisseurs peut facilement fragiliser les contrôles internes et externes. Cela peut ouvrir la porte à des activités frauduleuses, telles que la falsification de chèque, des stratagèmes de facturation, l’usurpation d’identité de fournisseurs et les escroqueries par courriel.

Solution

Gestion automatisée des comptes fournisseurs d’Atouts paiements RBC vous permet de renforcer vos contrôles internes et externes et de détecter plus rapidement les indicateurs d’alerte.

• Normes de sécurité élevées : Le service Atouts paiements RBC étant lié à l’infrastructure bancaire existante, il est soumis aux normes de sécurité financière les plus strictes.
• Paiements directs : Effectuez tous les paiements directement à partir des sources de provisionnement de votre choix vers les comptes bancaires de vos fournisseurs au moyen d’Atouts paiements RBC.
• Chiffrement amélioré : Atouts paiements RBC utilise des méthodes de chiffrement améliorées excédant les normes sectorielles pour sécuriser les données sensibles.
• Rôles et privilèges : Vous pouvez attribuer des rôles, des privilèges et des règles d’approbation à chaque utilisateur. De plus, l’interface numérique de la plateforme assure la transparence des activités des utilisateurs.

En général, le logiciel de gestion automatisée des comptes fournisseurs réduit les risques d’interférence, ce qui en fait une solution de traitement des comptes fournisseurs plus sécurisée que le traitement manuel.

7 : Limites de paiement

Problème

En collaborant avec de nouveaux fournisseurs, vous constaterez peut-être que certains n’acceptent que les chèques papier, tandis que d’autres acceptent tous les modes de paiement sauf les cartes de crédit. Cela peut vous sembler limitant, surtout si vous tentez :

• de réduire les frais d’impression et d’envoi ;
• d’atténuer les problèmes de flux de trésorerie à l’aide d’une carte de crédit ;
• de profiter des récompenses et des incitatifs liés à votre carte de crédit d’entreprise.

De plus, vous pourriez devoir faire face à des frais de paiement élevés et à des complications liées à la conversion de devises lorsque vous payez des fournisseurs internationaux, ce qui peut s’avérer très limitant, frustrant et coûteux.

Solution

Gestion automatisée des comptes fournisseurs d’Atouts paiements RBC vous permet :

• d’envoyer des paiements par chèque et par voie numérique à partir des comptes sources de votre choix ;
• de payer les fournisseurs avec une carte de crédit, qu’ils acceptent ce mode paiement ou pas ;
• de connaître le coût de vos paiements internationaux¹.

8 : Coûts élevés à plusieurs égards

Problème

Ce n’est un secret pour personne : le traitement manuel d’une facture revient généralement bien plus cher que le traitement automatisé effectué par un logiciel de gestion des comptes fournisseurs. Ces économies à long terme incitent souvent les entreprises à passer au traitement automatisé des comptes fournisseurs.

Pour planter le décor, voici quelques coûts courants associés au traitement manuel des comptes fournisseurs.

• Heures de travail : Non seulement les tâches administratives fastidieuses coûtent cher, mais elles empêchent aussi vos employés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée qui participent au développement de votre entreprise.
• Frais de retard : Lorsque des erreurs, des goulots d’étranglement et des provisions insuffisantes entraînent des retards de paiement, les frais imposés par les fournisseurs peuvent faire grimper le coût moyen du traitement des factures.
• Chèques papier : Si vous faites affaire avec plusieurs fournisseurs qui préfèrent les paiements par chèque, les frais d’impression et d’envoi peuvent s’accumuler au fil du temps.
• Frais relatifs aux paiements internationaux : Sans un outil de gestion automatisée des comptes fournisseurs qui indique clairement les frais relatifs aux paiements internationaux, ces frais peuvent être imprévisibles et coûteux.
• Amendes réglementaires : Les erreurs et les pistes d’audit désordonnées peuvent entraîner des problèmes de conformité, ainsi que des sanctions de la part de différents organismes de réglementation.

Solution

Vous pouvez réduire vos coûts avec un logiciel de gestion des comptes fournisseurs comme Atouts paiements RBC, qui vous permet :

• d’automatiser les tâches administratives manuelles pour réduire les heures de travail, les erreurs et les retards de traitement ;
• de générer de chèques à partir de la plateforme numérique pour les fournisseurs qui n’acceptent que les paiements par chèque ;
• de regrouper les fonds de sources multiples pour éviter les retards, les découverts et les frais de retard ;
• de payer par carte de crédit, que le fournisseur accepte ce mode de paiement ou pas, et d’équilibrer ainsi votre flux de trésorerie tout en profitant des avantages de votre carte

9 : Mauvaise gestion des fournisseurs

Problème

Nous avons mentionné qu’un traitement manuel des comptes fournisseurs peut nuire à vos relations avec vos fournisseurs à cause, notamment, d’une mauvaise gestion. Voici certaines conséquences :

• Paiements en double ou en souffrance
• Échanges incessants concernant des erreurs
• Saisie erronée de données
• Manque de communication et données de remises
• Lenteur du traitement
• Absence de la date d’échéance d’une facture, de la date d’échéance d’un projet ou de la date de renouvellement d’un contrat

Il peut aussi s’agir tout simplement d’accorder trop d’attention à un fournisseur au détriment des autres.

Solution

Améliorez vos processus de gestion des fournisseurs grâce à Gestion automatisée des comptes fournisseurs. En effet, ce système vous permet :

• de faire le suivi des échéances de projets, de factures et de contrats ;
• de payer vos fournisseurs plus rapidement grâce à l’automatisation des processus manuels, en simplifiant les approbations et en regroupant les fonds provenant de différentes sources ;
• de gérer de manière proactive les données liées aux factures et aux fournisseurs au lieu d’attendre que ceux-ci prennent l’initiative de signaler des erreurs ou de demander des corrections ;
• d’envoyer une remise automatique aux fournisseurs pour les informer lorsqu’un paiement a été effectué.

10 : Manque de visibilité et d’information

Problème

La visibilité et l’information sont extrêmement importantes tout au long du processus de traitement des comptes fournisseurs. Que vous consultiez des données de facturation importantes, compiliez des rapports à présenter à vos équipes ou à des parties prenantes, ou participiez à un audit réalisé par un tiers, il est essentiel de garantir l’exactitude et de l’accessibilité de vos registres relatifs aux comptes fournisseurs.

Un traitement des comptes fournisseurs manuel et sur papier ne vous donne pas toujours un portrait complet et en temps réel de la situation financière de votre entreprise. Le recours aux dossiers papier, à la mémoire humaine et aux saisies manuelles peut entraîner des incohérences, des erreurs et bien d’autres problèmes. Il devient alors difficile :

• de connaître l’état de chaque facture ;
• de garder un œil sur la gestion de trésorerie ;
• de répondre aux demandes de suivi de vos fournisseurs ;
• de faciliter les audits internes et externes ;
• d’analyser avec précision la santé financière actuelle de votre entreprise.

Solution

En numérisant le flux de travail lié à vos comptes fournisseurs, le logiciel de gestion des comptes fournisseurs intègre et centralise les données associées aux factures, aux paiements, aux fournisseurs, aux activités des utilisateurs et aux estampilles temporelles. Grâce à ces capacités, votre équipe et vous pouvez plus facilement suivre les progrès, repérer les erreurs, compiler des relevés précis en temps réel, déceler les goulots d’étranglement et effectuer des vérifications internes et externes.

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