Comptes fournisseurs des entreprises de construction : défis et solutions

Comptes fournisseurs des entreprises de construction : défis et solutions

Dans le secteur du bâtiment et de la construction, le changement fait partie intégrante du travail. Que votre entreprise construise des maisons, des immeubles de grande hauteur, des immeubles de bureaux, des sites industriels ou de grands ouvrages d’infrastructure, chaque projet apporte son lot de complexités. Malgré une planification et une gestion des risques rigoureuses, des imprévus peuvent perturber vos échéanciers, vos budgets et les attentes des parties prenantes. En plus d’avoir une incidence sur l’exécution de projets, ces perturbations peuvent entraîner d’importants défis pour votre équipe des comptes fournisseurs.

Demandes de modification de dernière minute de la part des clients, dépassements de devis liés à des travaux sous-traités, ruptures de stock des fournisseurs de matériaux… De nombreux éléments peuvent compliquer la gestion des paiements dans le secteur de la construction. Le traitement manuel des comptes fournisseurs peut rendre un système de paiement complexe encore plus difficile à gérer. Comme les échéances de facturation sont immuables, les approbations éparpillées, les changements de coûts non résolus et les systèmes déconnectés peuvent ralentir le processus de paiement et mettre vos projets en péril.

Quand vient le temps de relever ces défis, la gestion automatisée offre une plus grande visibilité et un meilleur contrôle du traitement des comptes fournisseurs. Elle vous aide, vous et votre équipe, à simplifier les approbations, à organiser les renseignements des fournisseurs et à garder une vision plus claire de vos obligations non réglées, vous permettant ainsi de rester concentré sur les travaux à venir.

Pièges de la gestion manuelle des comptes fournisseurs, et façons dont la gestion automatisée peut aider les entreprises

Si vous n’avez pas encore opté pour une solution de paiement automatisée, ces problèmes courants vous sont peut-être familiers. Pour vous montrer ce qui est possible, nous présentons la manière dont la gestion automatisée des comptes fournisseurs peut aider votre équipe à surmonter ces obstacles et à assurer l’efficacité des paiements.

Les paiements sont complexes

Les paiements dans le secteur de la construction suivent rarement un simple processus allant de la facturation au paiement. Les sous-traitants sont souvent payés par étapes, et les exigences en matière de retenues peuvent ajouter à la complexité. Chaque dépense doit être attribuée au bon projet et au bon code de coût – un processus fastidieux qui peut entraîner des erreurs lorsqu’il est géré manuellement.

Comment la gestion automatisée des comptes fournisseurs peut faciliter les choses : La gestion automatisée des comptes fournisseurs normalise les flux de paiements complexes de manière à permettre à votre équipe de faire le suivi des avances progressives, de gérer les retenues et d’attribuer avec exactitude les dépenses aux codes de coût.

Les flux de trésorerie peuvent être imprévisibles

Dans le secteur de la construction, les entrées et sorties de fonds ne sont pas toujours régulières. Si votre entreprise attend un paiement, mais doit régler des factures de fournisseur ou acheter du matériel, le manque de liquidités peut être une source de stress et limiter votre capacité à faire progresser un projet.

Comment la gestion automatisée des comptes fournisseurs peut faciliter les choses : Votre équipe peut mieux prévoir les obligations à venir et gérer les manques de liquidités en planifiant de façon stratégique les paiements au moyen d’une plateforme de gestion automatisée des comptes fournisseurs. Certaines solutions de gestion automatisée des comptes fournisseurs, comme Atouts paiements RBC, permettent d’effectuer des paiements par carte de crédit (même si le destinataire n’accepte pas ce type de paiement), de manière à vous aider à combler tout manque temporaire de liquidités.

Cas d’usage¹ : Un entrepreneur fait face à des manques de liquidités

Mark est un entrepreneur qui dirige une petite équipe très soudée, spécialisée dans les projets résidentiels. Il a appris à s’attendre à des manques de trésorerie occasionnels : une phase d’un projet se termine et le matériel doit être commandé pour la phase suivante, mais le dernier paiement du client n’a toujours pas été reçu. Auparavant, cela forçait souvent l’équipe à reporter une commande, à virer des fonds ou à prendre des décisions difficiles quant aux dépenses à repousser.

Après que le commis comptable de Mark lui a fait remarquer que l’équipe avait souvent du mal à gérer les délais, Mark a décidé d’adopter Atouts paiements RBC. Cette plateforme s’intègre au logiciel comptable de l’équipe, QuickBooks en ligne, ce qui facilite son adoption et évite tout ralentissement des activités quotidiennes. Mark a maintenant une meilleure vue d’ensemble des obligations à venir et peut planifier les paiements de façon plus stratégique. Lorsque surviennent les inévitables manques de liquidités, il peut utiliser une carte de crédit pour couvrir les dépenses immédiates et faire avancer le projet.

La visibilité en temps réel est limitée

Lorsque les renseignements sur les paiements sont éparpillés dans de multiples feuilles de calcul, boîtes de réception et systèmes, votre équipe des comptes fournisseurs peut perdre la trace des paiements approuvés, des paiements en attente d’approbation et des échéances de paiement à venir. Sans une vision claire et à jour, il est difficile de prévoir les flux de trésorerie et de planifier l’avenir.

Comment la gestion automatisée des comptes fournisseurs peut faciliter les choses : En centralisant les confirmations et les activités de paiement, la gestion automatisée des comptes fournisseurs facilite le suivi des factures tout au long du processus d’approbation et la prise de décisions éclairées en fonction de renseignements à jour.

Les échéances strictes ne laissent aucune place aux retards

Partout au Canada, les règles relatives aux paiements rapides peuvent établir des délais stricts pour le paiement des factures et le transfert des fonds tout au long de la chaîne contractuelle. Les paiements nécessitant plusieurs approbations peuvent rester bloqués dans les boîtes de réception ou s’égarer au fil des échanges de courriels, exposant ainsi votre entreprise à des pénalités ou à des litiges.

Comment la gestion automatisée des comptes fournisseurs peut faciliter les choses : La gestion automatisée des comptes fournisseurs assure le suivi des dates d’échéance des factures et automatise les flux d’approbation pour aider votre équipe à respecter les échéances de paiement.

Les risques liés aux privilèges doivent être pris au sérieux

Lorsqu’une facture fait l’objet d’un processus d’approbation manuel ou qu’une échéance de paiement n’est pas respectée, le sous-traitant ou le fournisseur impayé peut enregistrer un privilège afin de recouvrir le montant qui lui est dû. Cela peut entraîner des retards dans la réalisation des projets, des coûts administratifs supplémentaires, des tensions dans les relations professionnelles et des complications liées au financement des projets, transformant ainsi un simple problème de comptes fournisseurs en un risque d’entreprise beaucoup plus important.

Comment la gestion automatisée des comptes fournisseurs peut faciliter les choses : Un flux de travaux numérique centralisé assure des paiements exacts et ponctuels aux sous-traitants et aux fournisseurs, tout en maintenant une piste d’audit claire des approbations et des paiements.

Chaque fournisseur a son propre processus

Les projets de construction font souvent intervenir plusieurs sous-traitants et fournisseurs, dont les préférences et exigences de paiement diffèrent. Par exemple :

• Vous utilisez les méthodes de construction modernes (MMC) (open in a new window) et faites affaire avec un fournisseur spécialisé qui offre des matériaux durables (open in a new window). Ce fournisseur a besoin de documents supplémentaires pour être admissible à des certifications de bâtiments écologiques, à des incitatifs ou à des réductions.
• Vous collaborez avec un sous-traitant qui utilise une facturation stricte fondée sur des jalons. Chaque paiement doit être lié à des phases approuvées du projet et appuyé par des documents justificatifs.

Le suivi manuel de ces renseignements peut entraîner des erreurs qui pourraient miner les relations avec les fournisseurs et entacher votre réputation.

Comment la gestion automatisée des comptes fournisseurs peut faciliter les choses : Avec une solution de paiement automatisée, vous pouvez créer des profils personnalisés en fonction des préférences de paiement, des renseignements sur les comptes et de l’historique des paiements de chaque fournisseur, de manière à réduire les tâches administratives tout en effectuant des paiements réguliers qui renforceront la confiance.

Les approbations sont lentes et éparpillées

Il peut être difficile de faire approuver les paiements lorsque les superviseurs et les directeurs de projet travaillent sur le terrain dans plusieurs chantiers. Les demandes s’accumulent dans les boîtes de réception, les documents justificatifs sont difficiles à trouver et les factures impayées ralentissent les projets urgents.

Comment la gestion automatisée des comptes fournisseurs peut faciliter les choses : Les flux des travaux automatisés acheminent les demandes de paiement aux approbateurs concernés et brossent un portrait plus clair de la situation de chaque facture, ce qui réduit les goulots d’étranglement et fait avancer les processus.

Cas d’usage¹ : Une entreprise de construction en expansion a de la difficulté à gérer les approbations de paiement manuelles

Maya gère les comptes fournisseurs d’une entreprise de construction commerciale qui a plusieurs chantiers en activité. Son équipe a toujours géré les comptes fournisseurs manuellement, mais le processus est devenu plus exigeant à mesure que l’entreprise a pris de l’expansion. Comme les factures touchaient de multiples projets et passaient par plusieurs niveaux d’approbation, il y avait un risque constant que quelque chose d’important passe entre les mailles du filet.

Une facture est demeurée en attente pendant plusieurs jours parce qu’une demande d’approbation était enfouie dans la boîte de réception d’un directeur de projet. En parallèle, Maya cherchait un certificat d’assurance mis à jour pour un nouveau sous-traitant. Sans son suivi constant, l’échéance de paiement a presque expiré.

Ce quasi-incident a poussé l’entreprise à mettre en œuvre Atouts paiements RBC. La plateforme de gestion automatisée des comptes fournisseurs s’est intégrée à Xero, le logiciel comptable de l’entreprise, et il a donc été facile de l’adopter sans perturber les activités quotidiennes.

Désormais, les demandes d’approbation sont automatiquement acheminées aux bonnes personnes et les membres de l’équipe de Maya peuvent rapidement voir quelles factures nécessitent leur attention. Une tâche qui exigeait auparavant un suivi manuel constant est maintenant gérée au moyen d’un flux des travaux centralisé, ce qui permet à l’équipe de repérer plus rapidement les goulots d’étranglement et d’assurer l’acheminement des paiements.

Les projets changent plus vite que les formalités administratives

Les projets de construction se déroulent rarement comme prévu. Au fil des travaux, votre équipe peut devoir composer avec diverses complications :

• Élargissement de la portée des projets
• Échéances changeantes
• Frais imprévus
• Divergences dans les factures découlant de demandes de changement ou de dépassements de coûts
• Problèmes de prévision de trésorerie

Tous ces défis forcent votre équipe des paiements à consacrer un temps précieux à la recherche de renseignements, au rapprochement des écarts et à la gestion des retards de paiement.

Comment la gestion automatisée des comptes fournisseurs peut faciliter les choses : La gestion automatisée des comptes fournisseurs permet de centraliser les paiements, les approbations et les documents justificatifs, ce qui aide votre équipe des comptes fournisseurs à tenir des registres à jour et à suivre les variations des coûts des projets à mesure que les travaux évoluent.

Les systèmes déconnectés entraînent du travail supplémentaire

Votre équipe pourrait utiliser un système pour la gestion des projets et un autre pour la comptabilité, en plus de feuilles de calcul et d’autres processus manuels pour combler les lacunes. Lorsque les outils ne sont pas intégrés, il est plus difficile d’harmoniser les dossiers, et des renseignements importants peuvent être égarés.

Comment la gestion automatisée des comptes fournisseurs peut faciliter les choses : La gestion automatisée des comptes fournisseurs relie les flux de paiements à votre logiciel comptable, ce qui facilite l’importation des renseignements sur les comptes fournisseurs, réduit la saisie de données en double et permet de conserver une trace numérique claire.

Pourquoi les entreprises du bâtiment et de la construction choisissent Atouts paiements RBC

Atouts paiements RBC donne aux entreprises du bâtiment et de la construction une souplesse et un contrôle que le traitement manuel des comptes fournisseurs ne peut pas offrir. Les renseignements sur les approbations, les paiements et les fournisseurs sont regroupés au même endroit, ce qui offre à votre équipe une gestion plus fiable des comptes fournisseurs à mesure que les projets évoluent.

Il en résulte moins de goulots d’étranglement, des relations plus solides avec les fournisseurs et un processus de paiement plus efficace.

Visibilité et contrôle centralisés

Avec Atouts paiements RBC, vos renseignements sur les approbations, les paiements et les fournisseurs sont regroupés en un seul endroit. Avec une vue claire des activités de paiement et des obligations à venir, votre équipe pourra prendre des décisions éclairées en s’appuyant sur des renseignements à jour.

• Faites le suivi des paiements en un coup d’œil. Voyez les paiements en attente, approuvés et effectués à partir d’une seule plateforme centralisée.
• Anticipez les obligations à venir. Tenez à l’œil les dates d’échéance à venir pour être en mesure de planifier avec plus d’assurance les engagements de trésorerie.
• Maintenez une meilleure surveillance. Gérez les approbations et les renseignements sur les fournisseurs de manière organisée, sans avoir à rassembler des renseignements provenant de systèmes éparpillés.

Flux des travaux simplifiés

La gestion des comptes fournisseurs n’exige pas nécessairement un suivi manuel de chaque étape. Atouts paiements RBC simplifie les tâches récurrentes et facilite la gestion automatisée des paiements aux sous-traitants tout en assurant une meilleure surveillance à mesure que les paiements progressent dans le flux des travaux.

• Définissez les bonnes autorisations. Attribuez des rôles et des limites d’approbation aux différents utilisateurs en fonction des contrôles déjà en place au sein de votre entreprise.
• Assurez la fluidité des approbations. Acheminez les demandes de paiement par voie numérique, afin que les décideurs concernés puissent les examiner sans devoir s’appuyer sur des documents papier ou de longues chaînes de courriels.
• Réduisez l’ampleur des tâches de rapprochement fastidieuses. Une fois les paiements émis, Atouts paiements RBC met automatiquement à jour les enregistrements correspondants dans votre logiciel comptable connecté.

Modes de paiement souples

Atouts paiements RBC offre à votre entreprise plus de souplesse en ce qui a trait à la façon dont les paiements sont provisionnés, gérés et effectués. Comme de multiples modes de paiement sont offerts au sein d’une même plateforme, il est plus facile de gérer un grand réseau de fournisseurs tout en conservant la souplesse nécessaire lorsque les liquidités sont limitées.

• Planifiez les paiements et assurez-en le suivi. Organisez vos paiements à venir et surveillez leur état.
• Payez par carte de crédit. Réglez les paiements des sous-traitants ou des fournisseurs au moyen d’une carte de crédit, même si la personne ou l’entreprise n’accepte pas ce type de carte, afin de combler tout manque temporaire de liquidités.
• Combinez des fonds provenant de plusieurs sources. Puisez des fonds de presque n’importe lequel de vos comptes domiciliés au Canada (y compris ceux de nombreuses caisses populaires). Atouts paiements RBC regroupera les fonds en un seul paiement automatisé.
• Gérez plusieurs modes de paiement en un même endroit. Envoyez de l’argent par transferts électroniques de fonds, ACH, télévirements, Transferts électroniques Interac^‡ pour entreprise, chèques et plus encore, sans avoir à utiliser un processus distinct pour chaque mode de paiement.

Simplifiez la gestion des fournisseurs

Les profils de fournisseur personnalisés facilitent l’organisation des renseignements importants, réduisent l’ampleur du travail administratif et offrent une expérience de paiement plus harmonieuse et uniforme.

• Organisez les renseignements sur les fournisseurs. Créez des profils personnalisés au moyen des renseignements sur l’entreprise, des renseignements sur les comptes et des préférences de paiement de chaque fournisseur.
• Offrez une expérience plus uniforme. Facilitez la gestion efficace des paiements et le paiement des fournisseurs conformément à leurs exigences.

Gardez une trace numérique claire

Une trace numérique claire facilite la tenue de registres exacts, le renforcement des contrôles internes et la préparation aux audits. Atouts paiements RBC organise les approbations et les paiements pour en faciliter l’accès.

• Organisez vos relevés. Conservez un historique clair des approbations et des paiements sur une plateforme centralisée.
• Simplifiez les rapports et les audits. Accédez aux documents dont votre équipe a besoin pour la surveillance interne, le respect des obligations d’information et les audits.

Plus de façons dont RBC peut soutenir votre équipe

Atouts paiements RBC est l’une des façons dont RBC offre aux entreprises du bâtiment et de la construction et à d’autres petites entreprises la souplesse dont elles ont besoin pour effectuer leurs paiements. Vous avez également accès aux solutions suivantes :

• Marge de crédit d’exploitation Royale : Accédez à un fonds de roulement lorsque vous en avez besoin pour combler les déficits de flux de trésorerie d’exploitation et gérer les besoins quotidiens de votre entreprise.
• Cartes de crédit d’entreprise et cartes de crédit commerciales : Explorez des options de carte de crédit susceptibles de vous aider à gérer vos achats, à faire le suivi de vos dépenses et à accroître vos liquidités.
• Prêts hypothécaires commerciaux : Présentez une demande de financement pour investir dans des biens immobiliers qui généreront des revenus.
• Autres façons d’effectuer des paiements d’entreprise : Découvrez d’autres solutions pour payer efficacement vos fournisseurs, vos employés et les impôts de votre entreprise.