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Comment soutenir votre équipe durant votre transformation numérique

Qu’est-ce que la transformation numérique ?

Investissement à long terme

La transformation numérique n’est pas un objectif, mais un état d’esprit.

Les entreprises les plus prospères ne se contentent pas d’adopter de nouveaux outils, elles bâtissent une culture qui évolue avec ceux-ci. En réalité, la transformation numérique n’est jamais terminée, surtout dans un contexte où les technologies émergentes, comme l’intelligence artificielle, continuent de redéfinir les modes de fonctionnement des entreprises. Pour rester compétitif, il est essentiel de former une équipe capable d’évoluer avec les outils utilisés par l’entreprise. Selon McKinsey & Company, la réussite d’une transformation numérique repose moins sur l’utilisation d’outils numériques que sur la capacité des entreprises à devenir véritablement numériques1.

Idea

Le saviez-vous ? Les dépenses liées à la transformation numérique ont été estimées à 1,85 billion de dollars US en 2022, soit une hausse de 16 % par rapport à l’année précédente. Selon les experts, cette croissance devrait se poursuivre au cours des prochaines années2.

Valeur ajoutée pour vos clients

De meilleurs outils, des processus simplifiés et des clients d’autant plus satisfaits.

En optimisant vos systèmes internes, votre transition numérique aura des effets tangibles sur l’expérience de vos clients. Des délais de réponses plus courts, des erreurs de plus en plus rares et un service plus fiable : autant d’éléments qui renforceront la confiance et la fidélité. Les outils numériques permettent également à votre équipe de se concentrer sur la relation client plutôt que sur des tâches répétitives, ce qui se répercutera concrètement sur chaque facture envoyée, chaque commande livrée et chaque interaction.

Avantage concurrentiel

L’évolution des systèmes se traduit souvent par une amélioration des résultats financiers.

De la relation client aux services administratifs, les outils numériques permettent aux entreprises de travailler plus efficacement et d’améliorer leur rendement, ce qui peut se traduire par une hausse des marges bénéficiaires. Selon Harvard Business Review, les chefs de file en matière d’adoption du numérique génèrent beaucoup plus de valeur que les entreprises qui retardent leur transformation. En effet, entre 2018 et 2022, ces chefs de file ont généré en moyenne une rentabilité totale pour l’actionnaire de 8,1 %, contre 4,9 % pour les retardataires3.

Qu’il s’agisse d’un cabinet d’experts-comptables qui passe à un système automatisé de gestion des comptes fournisseurs, d’un commerce de détail qui adopte un système omnicanal ou d’un restaurant qui migre vers une plateforme de point de vente, une chose reste vraie : c’est votre personnel qui assure le bon fonctionnement de votre entreprise.

C’est pourquoi il est si important de créer un environnement propice au soutien, à la collaboration et à la rétroaction lorsque vous amorcez votre transition numérique en équipe.

Conseils pour accompagner votre équipe dans sa transition numérique

La transformation numérique a plus de chances de réussir lorsqu’elle repose sur effort collectif, et non sur une initiative individuelle. Adoptez ces stratégies pour encourager l’adhésion, réduire les frictions et maintenir l’élan.

L’impulsion doit venir du leadership

Apprentissage d’un nouveau logiciel, numérisation de fichiers ou adaptation à de nouveaux flux de travail, la mise en place de nouveaux outils numériques requiert souvent un surcroît de travail en amont. L’une des façons les plus efficaces de soutenir votre équipe dans sa transformation numérique est de montrer l’exemple. Faites preuve d’engagement à l’égard du processus en apprenant vous-même à utiliser les outils, en accueillant le changement et en répondant présent tout au long de la transition. Assurez-vous que les employés ont accès à un soutien pertinent, qu’il s’agisse de formation, de souplesse ou de personnes-ressources pour répondre à leurs questions. Plus ils se sentiront outillés, plus ils s’adapteront rapidement.

De meilleurs outils pour un personnel épanoui

La transformation numérique améliore les systèmes tout en facilitant le quotidien de votre équipe. Les systèmes de point de vente et d’inventaire permettent au personnel de connaître exactement les niveaux de stock, sans que des échanges constants soient nécessaires. Quant à eux, les logiciels de prise de rendez-vous en ligne réduisent les chassés-croisés téléphoniques et les conflits d’horaire. Soyons réalistes : les outils numériques qui simplifient les approbations, centralisent les communications et automatisent les tâches courantes réduisent le nombre de courriels de relance, les messages de vérification et les soucis de fin de journée.

Exemple de cas d’usage4

Avant que son entreprise de vente en gros ne passe à la gestion automatisée des comptes fournisseurs, Priya passait plusieurs heures chaque semaine à saisir les factures manuellement, à courir après les approbations et à faire de son mieux pour respecter les échéances de paiement. Les erreurs et les retards étaient fréquents et Priya se retrouvait systématiquement à devoir résoudre des problèmes.

Depuis que l’entreprise a mis en place la gestion automatisée de comptes fournisseurs, elle peut se concentrer sur la gestion des relations avec les fournisseurs et l’amélioration des opérations, plutôt que sur l’élimination des goulots d’étranglement. La gestion automatisée des comptes fournisseurs n’a pas seulement amélioré le processus, elle a aussi fait gagner du temps à Priya, lui a permis d’y voir plus clair et a éliminé plusieurs sources de stress.

Élaborez une feuille de route cohérente

Les transformations numériques comportent de nombreuses zones d’ombre, mais une feuille de route bien définie peut considérablement apaiser les inquiétudes et instaurer un climat de confiance. Définissez les attentes dès le départ en divisant la transition en étapes concrètes, avec des objectifs clairs et des rencontres de bilan régulières. Précisez les critères de réussite à chaque étape et ralliez votre équipe autour d’objectifs communs.

Étant donné que vos outils et votre culture continueront d’évoluer, il n’existe pas de véritable ligne d’arrivée. Cela dit, célébrer les réalisations permet de renforcer la motivation et de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.

Encouragez les commentaires à chaque étape

Les meilleurs dirigeants savent que les membres de l’équipe qui assurent les tâches quotidiennes ont les points de vue les plus pertinents. Ce sont vos employés qui utiliseront les nouveaux outils et systèmes, ils seront donc les premiers à repérer les irritants, les lacunes ou les fonctionnalités défaillantes. Il est primordial de créer un environnement propice à la rétroaction et à la collaboration dès le début de votre transition numérique.

Selon McKinsey & Company, le cycle d’adoption de la technologie était auparavant un processus linéaire […] avec un faible taux d’adoption et, en fin de compte, une faible valeur commerciale. Les transformations numériques suivent un processus beaucoup plus itératif qui consiste à concevoir des outils, créer des prototypes, recueillir des commentaires et améliorer la solution afin d’en exploiter le plein potentiel1.

Par ailleurs, lorsque les employés se sentent écoutés, ils sont plus enclins à participer au processus, à contribuer à l’élaboration de solutions et à s’investir dans les résultats.

Exemple de cas d’usage

Remi, directeur général d’une chaîne de magasins de vêtements de taille moyenne, participait au déploiement d’un nouveau système d’inventaire numérique et tout semblait bien se dérouler. C’est alors que Mel, une des responsables de rayon, lui a signalé un problème. Dès la première semaine d’utilisation, elle a constaté que certains articles populaires apparaissaient en rupture de stock, alors qu’ils étaient encore disponibles sur les tablettes. Mel n’a pas hésité à en parler à Remi, car il avait encouragé les membres de son équipe à lui faire part de leurs commentaires. Elle a découvert un problème de synchronisation entre les données recueillies par les scanneurs lors de l’inventaire et le système principal. L’équipe a rapidement corrigé le problème, évitant ainsi de décevoir la clientèle et de rater des occasions de vente.

Collaborez avec clarté

Des rôles bien définis favorisent le bon déroulement des activités et une communication ouverte renforce la cohésion d’équipe. Prenez le temps d’établir les responsabilités de chacun et assurez-vous que la nouvelle charge de travail liée à la transformation numérique est équitablement répartie. Créez un espace dans lequel les employés peuvent signaler les problèmes, parler de ce qui fonctionne et échanger des conseils pour faciliter le processus. Les transitions numériques se passent mieux lorsque chacun connaît son rôle et personne ne travaille en vase clos.

Offrez le soutien adéquat

Nul besoin de tout faire seul. La transformation numérique est souvent complexe, mais en s’entourant des bons partenaires, le processus devient plus facile et beaucoup moins stressant. De la gestion automatisée des comptes fournisseurs aux systèmes de paie et de gestion des stocks, en faisant appel à des experts qui comprennent votre entreprise et vos objectifs, vous choisirez les outils les mieux adaptés à vos besoins et en tirerez le maximum.

En quoi les bons outils numériques peuvent aider votre équipe

Si une équipe solide est essentielle à toute transformation numérique, les bons outils le sont également. Tout comme vous accompagnez votre personnel pendant la transition, il est important que vous puissiez vous aussi compter sur des outils et des partenaires fiables. Si vous ne savez pas par où commencer, nous mettons à votre disposition une vaste gamme d’outils numériques, ainsi qu’un répertoire de partenaires triés sur le volet et issus de divers secteurs d’activité. Voici un aperçu de quelques outils numériques qui automatisent les tâches manuelles, stimulent la croissance et vous libèrent du temps pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment pour votre entreprise.

Automatisation des comptes fournisseurs

Toute entreprise, peu importe sa taille ou son secteur, gère des comptes fournisseurs dans le cadre de son processus opérationnel. Si vous utilisez un processus manuel de gestion des comptes fournisseurs, vous savez déjà qu’il présente des inconvénients : erreurs humaines, paiements en retard, échanges inutiles et heures perdues à des tâches répétitives.

Laissez-nous vous présenter Gestion automatisée des comptes fournisseurs. En effet, une plateforme comme Atouts paiements RBC réduit le nombre d’erreurs, accélère le processus d’approbation et s’intègre à votre logiciel comptable, permettant ainsi à votre équipe de passer moins de temps à entrer des données et plus de temps à générer une réelle valeur ajoutée. La délégation des tâches courantes permet aux employés de se consacrer à des dossiers stratégiques et à leur perfectionnement professionnel, ce qui profite à la fois à leur carrière et à votre entreprise.

Gestion automatisée des comptes fournisseurs facilite le paiement et le suivi des factures, tout en simplifiant le processus, peu importe sa complexité. Comme pour toute transition numérique réussie, votre façon de gérer le déploiement importe. Voici un aperçu de la façon dont vous pouvez accompagner votre équipe au cours du processus.

  • Montrez l’exemple : prenez le temps d’explorer la plateforme avant de présenter Gestion automatisée des comptes fournisseurs à votre équipe. Familiarisez-vous avec ses principales fonctionnalités et réfléchissez à l’incidence de ce changement sur chaque service. Les conseillers en affaires de RBC peuvent vous expliquer le fonctionnement d’Atouts paiements RBC et vous aider à vous familiariser avec ce système afin que vous puissiez ensuite le présenter à votre équipe.
  • Prenez votre temps : même les systèmes intuitifs nécessitent une certaine période d’apprentissage. Accordez l’espace nécessaire aux membres de votre équipe pour leur permettre de trouver progressivement leurs repères. RBC offre un soutien à l’intégration et des ressources de formation pour aider vos employés à se sentir adéquatement outillés dès le premier jour.
  • Attribuez des rôles clairs : Atouts paiements RBC vous permet d’attribuer des responsabilités et des pouvoirs d’approbation précis en fonction de la structure de votre entreprise, qu’il s’agisse d’un petit bureau ou d’une grande société. Les rôles peuvent être répartis par personne, service, compte de client ou catégorie de fournisseur.
  • Surveillez et s’adaptez : une fois qu’Atouts paiements RBC est opérationnel, gardez les canaux de communication ouverts. Demandez aux membres de votre équipe quelle influence le nouveau système a sur leur travail au quotidien. Peut-être leur permet-il de consacrer plus de temps à la relation client ou à des projets restés en suspens ? Leurs commentaires peuvent vous aider à optimiser vos flux de travail et à découvrir de nouvelles occasions de croissance.

Votre boîte à outils pour la transformation numérique

Gestion automatisée des comptes fournisseurs n’est qu’un maillon de la chaîne. Il existe de nombreux autres services et partenaires numériques à découvrir dans divers secteurs, notamment le commerce de détail, le secteur manufacturier, l’agriculture et les soins de santé. Voici quelques partenaires et solutions numériques à l’entreprise de RBC :

  • Programme de carte commerciale et de carte virtuelle RBC vous donne davantage de contrôle sur les frais de déplacement, d’achat et de facturation de votre entreprise. Il s’agit d’un outil puissant de gestion des cartes et de production de rapports qui vous permet de créer et de gérer des cartes en temps réel. Ainsi, vous pouvez prolonger vos délais de règlement des comptes fournisseurs et profiter des récompenses et des avantages.
  • Avantages Perspectives RBC vous fournit des perspectives exploitables sur vos clients et votre marché, sans avoir à passer des heures à faire des recherches manuelles. Les données de localisation en temps réel vous permettent de prendre des décisions éclairées quant aux lieux de développement de vos activités, aux stratégies marketing à mettre en œuvre et aux publics à cibler.
  • Moneris offre des solutions de paiement sécurisées de bout en bout aux entreprises de toutes tailles. Grâce à ses systèmes de point de vente personnalisables, à ses options de paiement mobiles et à ses rapports intégrés, Moneris simplifie les opérations et offre aux clients une expérience de paiement harmonieuse.
  • ADP simplifie les processus de paie et de ressources humaines en regroupant dans un seul système la gestion de l’intégration des employés, le suivi des heures, la production de vos déclarations fiscales et le traitement précis de la paie. La charge de travail de votre équipe s’en trouve allégée et la confiance de vos employés renforcée.

Un soutien qui s’adapte à vos besoins

Étant donné l’importance croissante des outils numériques dans nos activités, il est essentiel d’adopter des systèmes qui soutiennent la croissance de votre entreprise et de votre équipe. En favorisant l’autonomisation de vos employés à chaque transition, vous rendez votre entreprise plus agile et résiliente.

Virage numérique RBC assure la réussite de votre transformation grâce à ses conseils d’experts, à des partenaires triés sur le volet et à un soutien en tout temps par l’entremise de notre Infoligne entreprise. Consultez notre série de vidéos, visitez notre centre d’apprentissage et écoutez nos baladodiffusions pour obtenir d’autres conseils et perspectives sur la façon d’optimiser votre transformation numérique.