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En bref

  • Le secteur des médias et divertissements présente des défis uniques en matière de paiements, qu’il s’agisse de vastes réseaux de fournisseurs, de travaux réalisés par projet, de paiements transfrontières ou de la documentation liée aux crédits d’impôt.
  • Pour les équipes des comptes fournisseurs dans ce secteur, un processus manuel de comptes fournisseurs peut ajouter encore plus de difficultés, notamment des retards inutiles, des erreurs et une charge administrative accrue.
  • La gestion automatisée des comptes fournisseurs permet de simplifier le traitement des paiements pour les entreprises du secteur des médias et divertissements en centralisant les approbations, en améliorant la visibilité sur l’état des paiements et en gardant les renseignements des fournisseurs bien organisés.
  • Atouts paiements RBC s’intègre aux logiciels comptables existants, aidant votre équipe à gérer les paiements plus efficacement sans ralentir les projets.

Que vous travailliez dans le cinéma, la télévision, la musique, le jeu vidéo, l’édition ou tout autre segment du secteur des médias et divertissements, votre travail repose sur la créativité, la collaboration et une multitude d’éléments en mouvement. À mesure que les projets évoluent, de la planification et du développement à la production et à la livraison, votre équipe des comptes fournisseurs doit assurer un flux de paiements fluide auprès des entrepreneurs, fournisseurs, partenaires de distribution et autres intervenants.

Si votre entreprise suit un processus manuel de comptes fournisseurs reposant sur des chèques papier, des approbations par courriel et des feuilles de calcul isolées, elle peut se heurter à des erreurs ou à des retards qui créent des frictions en coulisses, compliquant le maintien des projets sur la bonne voie et la satisfaction des parties prenantes.

Ces enjeux vous semblent familiers ?

  • Les vagues de factures submergent votre équipe, laissant les entrepreneurs et partenaires attendre leurs paiements
  • Des réseaux de fournisseurs complexes rendent difficile le suivi des modalités et des détails de paiement pour un même projet
  • Des échéanciers serrés transforment les approbations tardives en pression de dernière minute pour votre équipe

Une solution de paiement automatisée comme Atouts paiements RBC peut offrir à votre équipe des finances plus de temps pour se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. En organisant les paiements par projet et en automatisant les flux d’approbation, elle peut également aider votre équipe à gérer les périodes d’importants volumes de paiements avec moins d’erreurs et d’omissions.

Dans cet article, nous présentons les défis courants liés aux processus manuels dans le secteur des médias et divertissements – et expliquons comment la transition vers la gestion automatisée des comptes fournisseurs peut contribuer à maintenir vos projets et vos paiements sur la bonne voie.

Les défis de la gestion manuelle des comptes fournisseurs, et comment la gestion automatisée peut aider

Si votre entreprise utilise un processus manuel pour gérer les comptes fournisseurs, vous reconnaîtrez probablement certains de ces irritants courants. La bonne nouvelle : passer à une plateforme de gestion automatisée des comptes fournisseurs peut apporter structure et simplicité à un processus de paiement complexe et collaboratif.

Les demandes de paiement s’accumulent rapidement

Dans le secteur des médias et divertissements, les comptes fournisseurs ne suivent pas toujours un rythme prévisible. Le travail par projet peut entraîner des vagues soudaines de factures, obligeant votre équipe des finances à jongler avec un volume élevé de demandes. Si votre équipe gère les factures et les paiements manuellement, il peut devenir difficile de suivre ce qui est en attente d’approbation, ce qui a déjà été payé et ce qui nécessite encore une intervention.

Comment la gestion automatisée des comptes fournisseurs peut aider : Une solution de paiement automatisée comme Atouts paiements RBC peut aider votre équipe à gérer les vagues de factures plus efficacement en réduisant la saisie manuelle et en facilitant le suivi de l’état de chaque demande de paiement.

Des échéanciers serrés ne laissent aucune place aux retards

Avec des projets qui avancent rapidement et des demandes de paiement urgentes, un processus manuel ne parvient pas toujours à suivre le rythme. Si l’échéance d’une facture est liée à une étape clé du projet, un retard de paiement ou une approbation manquée peut empêcher les équipes de passer à la prochaine phase.

Comment la gestion automatisée des comptes fournisseurs peut aider : Une solution de paiement automatisée fait circuler les demandes dans un flux des travaux numérique, ce qui rationalise les approbations et donne à votre équipe la visibilité nécessaire pour obtenir les bonnes confirmations avant que les échéanciers serrés ne se transforment en retards de projet.

Tant de fournisseurs, tant de détails

Au quotidien, votre équipe peut gérer des paiements destinés à des fournisseurs de longue date, des collaborateurs ponctuels ou des partenaires propres à un projet. Chaque relation comporte ses propres modalités, échéanciers et exigences documentaires. Avec un processus manuel, gérer ce volume et cette diversité peut exercer une pression importante sur votre équipe financière et augmenter le risque d’erreurs, de retards et de relations de travail fragilisées.

Comment la gestion automatisée des comptes fournisseurs peut aider : La gestion automatisée des comptes fournisseurs offre à votre équipe financière une plateforme centralisée pour gérer les modalités de paiement et l’historique des opérations au sein d’un vaste réseau de fournisseurs. Des profils fournisseurs personnalisables permettent de regrouper les renseignements essentiels au même endroit, ce qui facilite la gestion des paiements récurrents comme ponctuels.

Cas d’usage1 : Un studio de jeux vidéo gère ses paiements prélancement

Tara gère les comptes fournisseurs pour un studio de jeux vidéo canadien de taille moyenne. À l’approche du lancement d’un nouveau produit, Tara et son équipe devaient traiter les paiements destinés aux pigistes, aux fournisseurs et aux partenaires internationaux – chacun ayant des modalités contractuelles, des échéanciers de paiement et des exigences documentaires différentes.

Comme les renseignements de paiement étaient dispersés dans des courriels, des feuilles de calcul et divers fichiers, l’équipe avait du mal à suivre les approbations, confirmer les exigences de paiement et surveiller l’état des opérations. Le processus manuel est devenu insoutenable et, lorsqu’un paiement essentiel a failli être manqué parce que les détails se trouvaient enfouis dans une chaîne de courriels, Tara a décidé qu’il était temps de passer à une solution automatisée de comptes fournisseurs.

Comme Atouts paiements RBC s’intègre au logiciel comptable existant de l’entreprise, Xero, Tara a pu configurer la plateforme de gestion automatisée des comptes fournisseurs sans perturber le calendrier du projet. Au lancement suivant, son équipe avait une vue beaucoup plus claire de l’état de chaque paiement dans le processus d’approbation. Les modalités de paiement, les détails clés et les approbations étaient beaucoup plus faciles à suivre, ce qui a permis à l’équipe de Tara d’éviter de devoir se démener à la dernière minute.

Une visibilité limitée complique la budgétisation

Les équipes des finances ont besoin de données de paiement exactes et à jour pour gérer les budgets et planifier les dépenses futures. Or, un processus manuel de comptes fournisseurs rend difficile l’obtention d’une vue en temps réel des dépenses par projet. Une visibilité restreinte sur l’état des paiements, les approbations et les paiements à venir peut rendre les prévisions de flux de trésorerie moins fiables – et réduire la confiance dans la planification financière.

Comment la gestion automatisée des comptes fournisseurs peut aider : Une solution de gestion automatisée des comptes fournisseurs peut offrir une visibilité sur l’état des paiements, les dépenses par projet et les paiements planifiés, permettant à votre équipe de prendre des décisions éclairées en matière de flux de trésorerie.

Les niveaux d’approbation sont complexes

Lorsque les approbations de paiement dépendent de directeurs de projet occupés, de chefs de service ou de créatifs, il peut devenir difficile de confirmer :

  • Qui a approuvé quoi
  • Quel travail a déjà été réalisé
  • Si les détails de la facture et les montants à payer sont exacts

Comment la gestion automatisée des comptes fournisseurs peut vous aider : La gestion automatisée des comptes fournisseurs offre à votre équipe un processus structuré et centralisé pour gérer les approbations. Avec Atouts paiements RBC, les demandes de paiement sont acheminées dans des flux d’approbation numériques, ce qui permet à votre équipe des finances de suivre l’état de chaque paiement, de vérifier les confirmations et de conserver un registre clair de chaque paiement effectué.

Cas d’usage1 : Une société de production réduit les goulots d’étranglement liés aux approbations

Rahim, directeur des comptes fournisseurs dans un studio de production cinématographique canadien, avait du mal à maintenir le rythme des approbations de paiement pour plusieurs projets actifs. Les producteurs, chefs de service et coordonnateurs approuvaient souvent les paiements par courriel, par message texte ou au moyen de mises à jour informelles.

La situation a atteint un point critique lorsqu’un coordonnateur de production a signalé plusieurs paiements urgents à des fournisseurs, qui devaient être envoyés sans délai afin de respecter les calendriers de production. Avant de pouvoir libérer les paiements, l’équipe de Rahim a dû consacrer un temps précieux à fouiller dans les messages et à relancer les approbateurs pour confirmer leur accord.

Après une nouvelle course contre la montre, Rahim a décidé de mettre en place Atouts paiements RBC. Il a configuré des rôles utilisateurs et des règles d’approbation reflétant le processus existant de l’entreprise, de sorte que les demandes étaient automatiquement acheminées vers la bonne personne. Au lieu de courir après les approbations, l’équipe de Rahim pouvait facilement voir quelles demandes étaient prêtes à avancer et se concentrer sur l’envoi rapide des paiements urgents – sans les maux de tête habituels.

Les paiements transfrontières peuvent être complexes

Les paiements internationaux exigent déjà un suivi rigoureux pour assurer l’exactitude et la conformité. Toutefois, lorsque votre processus de comptes fournisseurs est manuel, des renseignements essentiels comme les devises, les exigences bancaires ou la distinction entre dépenses canadiennes et non canadiennes deviennent plus difficiles à organiser et à maintenir.

Comment la gestion automatisée des comptes fournisseurs peut aider : La gestion automatisée des comptes fournisseurs offre à votre équipe une méthode simplifiée pour gérer les paiements internationaux, relier les détails clés à chaque opération, automatiser les calculs de change et réduire le travail manuel lié au suivi des dépenses transfrontières.

Gérer les exigences de paiement propres à certains projets

Les projets faisant intervenir des groupes externes, comme des syndicats ou des associations, peuvent comporter des exigences de paiement supplémentaires et des considérations administratives particulières. Suivre ces détails en parallèle des dépenses du projet ajoute de la complexité – surtout lorsque les équipes des comptes fournisseurs s’appuient sur des flux des travaux manuels.

Comment la gestion automatisée des comptes fournisseurs peut aider : La gestion automatisée des comptes fournisseurs contribue à normaliser les flux de paiement et à maintenir des registres clairs, réduisant la charge administrative et diminuant le risque de paiements tardifs ou erronés susceptibles d’entraîner des différends.

Pourquoi les entreprises des médias et divertissements choisissent Atouts paiements RBC

Pour les entreprises des médias et divertissements qui gèrent des comptes fournisseurs complexes et en constante évolution, Atouts paiements RBC offre une meilleure visibilité, des registres plus clairs et une expérience plus uniforme pour les fournisseurs, les talents et les partenaires.

Processus de paiement simplifié

Atouts paiements RBC offre une visibilité et un contrôle accrus sur un processus de paiement complexe :

  • Centraliser les activités de paiement. Gérez les approbations, les détails de paiement et les renseignements des fournisseurs en un seul endroit plutôt que dans des systèmes déconnectés.
  • Réduire le travail manuel. Passez moins de temps à relancer les approbations, corriger les doublons ou mettre à jour les détails de paiement à la main.
  • Normaliser les processus. Utilisez un flux de paiement plus uniforme entre les productions, les projets et les unités opérationnelles, même lorsque les priorités évoluent.

Paiements nationaux et transfrontières souples

Atouts paiements RBC offre à votre équipe une plateforme unifiée pour gérer les paiements partout dans le monde, sans multiplier les processus selon le type de paiement.

  • Gérer les paiements à travers les régions. Envoyez des paiements à des destinataires au Canada et à l’international à partir d’une seule plateforme.
  • Utiliser vos sources de provisionnement préférées. Choisissez des sources de provisionnement nationales pour les paiements internationaux, selon vos besoins.
  • Simplifier les flux transfrontières. Gérez les paiements en devises étrangères sans devoir traiter chaque opération internationale dans un flux distinct.
  • Évitez les calculs manuels. Laissez la plateforme calculer et afficher automatiquement des taux de change concurrentiels pour plus de 30 devises.
  • Suivre l’activité de paiement mondiale. Obtenez une vue plus claire de l’état des paiements internationaux afin que votre équipe puisse respecter ses obligations dans toutes les régions.

Visibilité accrue et meilleur contrôle financier

Surveillez l’état des paiements, les obligations à venir et l’activité des fournisseurs en temps réel avec Atouts paiements RBC. Cette visibilité aide votre entreprise à prendre des décisions plus éclairées en matière de flux de trésorerie, que ce soit pour les productions, les projets ou les unités opérationnelles.

  • Suivre l’état des paiements. Voyez les paiements en attente, approuvés et effectués à partir d’une seule plateforme centralisée.
  • Planifier les engagements financiers. Gardez un œil sur les obligations à venir afin que votre équipe puisse prévoir les besoins de paiement avec plus de confiance.

Capacité accrue à gérer les périodes de fort volume

Offrez à votre équipe des finances une façon plus efficace de gérer les vagues de factures durant les périodes de forte activité liées aux projets.

  • Simplifier les flux des travaux. Configurez des flux d’approbation et des règles d’acheminement qui envoient les demandes aux bonnes personnes, même en période de forte activité.
  • Réduire les goulots d’étranglement. Gardez les détails des paiements et les confirmations bien organisés pour éviter les suivis inutiles lorsque les factures affluent.
  • Soutenir un volume plus élevé. Suivez l’état des paiements, surveillez les approbations et maintenez des flux des travaux efficaces.

Confiance dans les dossiers de conformité

Maintenir des registres clairs et exacts ne devrait pas nécessiter de suivre chaque détail à la main. Atouts paiements RBC regroupe les approbations et l’activité de paiement en un seul endroit, offrant à votre équipe une solide piste numérique pour la conformité, les audits et la documentation fiscale.

  • Garder l’information organisée. Documentez l’historique des approbations et l’activité de paiement dans un format accessible à votre équipe en cas de questions.
  • Soutenir les besoins documentaires. Trouvez plus facilement les détails des paiements et les pièces justificatives lors de la préparation d’audits, de revues internes ou de demandes de crédits d’impôt.

De meilleures relations de travail

Des paiements fiables contribuent à protéger les relations essentielles à votre entreprise. Atouts paiements RBC garde les renseignements des fournisseurs et des entrepreneurs, les préférences de paiement, les approbations et les détails des opérations bien organisés, offrant à votre équipe une façon plus uniforme de gérer les paiements – de la demande à la finalisation.

  • Assurer des paiements exacts et ponctuels. Gardez les détails de facturation et les approbations bien structurés pour payer les fournisseurs, les talents et les partenaires avec plus d’assurance.
  • Renforcer l’expérience de paiement. Offrez aux fournisseurs, talents et partenaires un processus plus cohérent, de l’approbation au paiement.

Autres solutions et soutien offerts par RBC

La gestion automatisée des comptes fournisseurs n’est qu’une des façons dont RBC peut soutenir votre entreprise du secteur des médias et divertissements dans la gestion de projets rapides et complexes. Découvrez ces solutions et ressources supplémentaires qui peuvent aider votre équipe à gérer les dépenses, s’adapter aux besoins changeants en matière de flux de trésorerie et se connecter à d’autres créatifs.

Accédez à des ressources pour le secteur créatif.

RBC soutient le secteur créatif canadien grâce à des programmes, des partenariats et des ressources destinés aux artistes et aux organismes artistiques.

Gérer les dépenses et les paiements aux fournisseurs avec plus de souplesse

RBC offre des solutions de paiement et de cartes qui peuvent aider votre entreprise à gérer les dépenses courantes, les paiements aux fournisseurs et les coûts récurrents.

  • Obtenez des points sur vos achats courants, comblez les écarts de flux de trésorerie et gardez vos dépenses organisées grâce aux cartes de crédit d’entreprise de RBC.
  • Gérez les dépenses de l’entreprise, les paiements aux fournisseurs et les coûts plus importants avec les cartes de crédit commerciales RBC, qui offrent des capacités de rapport et de contrôle accrues.
  • Simplifiez les paiements et améliorez le suivi grâce à des outils numériques pour payer les fournisseurs, les employés et les impôts.
  • Accédez à des solutions de change et à un soutien pour gérer les paiements dans différentes devises.

Soutenir le flux de trésorerie lorsque les échéanciers et les coûts évoluent

Découvrez des solutions de financement qui peuvent soutenir les besoins en fonds de roulement de votre entreprise et vous aider à préparer sa croissance future.

Foire aux questions

Non. Vous n’avez pas à détenir tous vos comptes bancaires à RBC pour utiliser Atouts paiements RBC ; les entreprises peuvent utiliser Atouts paiements RBC, qu’elles soient ou non clientes des services bancaires de RBC.

Il n’y a pas de limite quant au nombre d’utilisateurs que vous pouvez ajouter à votre profil Atouts paiements RBC.

Des autorisations sont attribuées à chaque profil d’utilisateur ajouté à la plateforme, et elles peuvent être modifiées à tout moment. Quatre rôles d’utilisateurs standard sont prévus sur la plateforme Atouts paiements RBC. Vous pouvez également créer un rôle personnalisé assorti de permissions particulières pour répondre aux besoins de votre entreprise. Outre les droits d’accès des utilisateurs, les règles d’approbation vous permettent de préciser quels utilisateurs sont habilités à approuver les ordres de paiement et de fixer des limites aux montants qu’ils sont autorisés à approuver. Les règles d’approbation sont entièrement personnalisables afin de refléter les contrôles et les pouvoirs de signature actuels de votre entreprise.

Lors de la création d’un ordre de paiement en devise, le taux de change en vigueur offert par l’intermédiaire d’Atouts paiements RBC s’affichera comme une option que vous pouvez choisir d’accepter. Atouts paiements RBC offre des taux concurrentiels pour permettre les paiements aux fournisseurs internationaux.

Vous pouvez financer vos paiements à partir de n’importe quelle banque ou caisse populaire canadienne, ainsi que d’une carte Visa ou Mastercard. Chaque profil Atouts paiements RBC aura aussi automatiquement accès à un compte de portefeuille virtuel en CAD et en USD qui peut être approvisionné pour effectuer des paiements.

Payez vos fournisseurs par télévirement, Virement Interac pour entreprise, chambre de compensation automatisée (ACH) transfrontière USD, Paiements internationaux EUR, paiement de facture, paiement par carte de crédit virtuelle* ou chèque. Les fournisseurs n’ont pas besoin d’être des clients de RBC pour recevoir des paiements.

* Le paiement par carte de crédit virtuelle n’est actuellement offert que pour les cartes de crédit commerciales RBC.

Le présent article vise à offrir uniquement des renseignements généraux et n’a pas pour objet de fournir des conseils juridiques ou financiers ni d’autres conseils professionnels. Veuillez consulter un conseiller professionnel en ce qui concerne votre situation particulière. Les renseignements présentés sont réputés être factuels et à jour, mais nous ne garantissons pas leur exactitude et ils ne devraient pas être considérés comme constituant une analyse exhaustive des sujets abordés. Les opinions exprimées reflètent le jugement de leur auteur à la date de publication et peuvent changer. Banque Royale du Canada et ses sociétés affiliées ne cautionnent ni expressément ni implicitement les tiers ou leurs conseils, opinions, renseignements, produits ou services.

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