Solutions de paiement pour le secteur public simplifiant le processus de comptes fournisseurs

Défis courants de la gestion manuelle des comptes fournisseurs et utilité de la gestion automatisée des comptes fournisseurs

Vous connaissez peut-être certains des défis les plus courants en matière de comptes fournisseurs, comme les approbations lentes, les paiements en double, les documents manquants et une visibilité restreinte. Pour les organismes du secteur public, ces problèmes peuvent être aggravés par la nécessité de démontrer une gestion solide des fonds publics et de maintenir une surveillance claire de chaque paiement. Voici un aperçu de certains des principaux défis liés aux comptes fournisseurs dans le secteur public et de l’utilité de la gestion automatisée des comptes fournisseurs.

Paiements en double, erreurs de traitement et fraude potentielle non détectée

Si les approbations et les documents pertinents sont éparpillés dans des fils de courriel, des dossiers partagés et des registres dissociés, une équipe des comptes fournisseurs peut passer plus de temps à rechercher des renseignements qu’à se concentrer sur des priorités plus importantes. Une vue d’ensemble assure un traitement plus rapide, des pistes d’audit complètes et l’intégrité de la documentation exigée par la surveillance du secteur public.

Utilité de la gestion automatisée des comptes fournisseurs : grâce à une solution de paiement automatisée, les équipes des comptes fournisseurs ont une meilleure surveillance des activités de paiement. Des règles d’approbation uniformes et des pistes de vérification claires facilitent le signalement rapide des erreurs et des anomalies, ce qui permet de réduire le risque de paiements frauduleux.

Cas d’usage¹ : Comment la surveillance centralisée réduit-elle le risque de non-paiement ?

Une municipalité a embauché un entrepreneur de confiance pour rénover son centre communautaire. Une fois les travaux terminés, l’entrepreneur a envoyé sa facture finale au directeur de projet, qui l’a approuvée et transmise à l’équipe des comptes fournisseurs aux fins de paiement.

Quelques jours plus tard, l’entrepreneur a envoyé de nouveau la facture dans la boîte de réception générale des comptes fournisseurs, sans se rendre compte que le directeur de projet l’avait déjà transmise. Comme la municipalité utilisait un processus manuel de gestion des comptes fournisseurs, la facture en double a été traitée au même titre que l’original, sans être signalée.

Avant que le paiement en double ne soit effectué, un employé de l’équipe des comptes fournisseurs a remarqué que la facture originale avait déjà été approuvée et a arrêté le deuxième paiement. Ce quasi-incident a révélé qu’un processus fragmenté de traitement des comptes fournisseurs peut créer des tâches inutiles, rendre plus difficile le suivi des paiements et immobiliser les fonds des paiements en double.

Pour simplifier son processus lié aux comptes fournisseurs, la municipalité a mis en œuvre Atouts paiements RBC afin de centraliser les activités de paiement, les approbations et les renseignements des fournisseurs. Il est maintenant plus facile pour l’équipe des comptes fournisseurs d’identifier les factures en double et de faire le suivi des approbations. De plus, l’équipe passe moins de temps à rechercher les approbations et dispose de documents plus solides pour étayer les examens et les audits.

Les exigences de conformité compliquent les choses

Avec un processus manuel de gestion des comptes fournisseurs, il peut être compliqué de confirmer si votre processus respecte toutes les exigences d’approbation et de conformité avant d’émettre un paiement. De plus, lorsque les documents pertinents sont répartis dans plusieurs boîtes de réception, dossiers et systèmes dissociés, il peut être difficile de produire un registre complet au moment d’examiner une opération.

Utilité de la gestion automatisée des comptes fournisseurs : la gestion automatisée des comptes fournisseurs simplifie la conformité en appliquant des flux d’approbation uniformes et en conservant les documents et les enregistrements de virement à un seul endroit.

Charges de travail croissantes, ressources limitées

Les équipes des comptes fournisseurs du secteur public doivent souvent absorber une charge de travail supplémentaire avec le même personnel et les mêmes ressources. Il vous sera donc plus difficile de suivre le rythme de l’augmentation des volumes de paiements et des exigences administratives, en particulier lorsque vous avez recours à un processus manuel.

L’ampleur des opérations financières du secteur public permet de mettre ce défi en perspective. À compter du 31 mars 2025, le gouvernement fédéral canadien (seule une partie du secteur public) affichait à lui seul 259,7 milliards de dollars de dettes fournisseurs et de charges à payer². Ce volume souligne l’importance des processus de comptes fournisseurs efficaces et bien contrôlés.

Utilité de la gestion automatisée des comptes fournisseurs : une solution de paiement automatisée réduit les activités administratives, permettant ainsi à votre équipe des comptes fournisseurs du secteur public de gérer des volumes de paiements plus élevés au moyen des ressources existantes.

Un vaste réseau de fournisseurs

Les organismes publics travaillent souvent avec des centaines, voire des milliers de fournisseurs, qu’il s’agisse d’entreprises nationales ou de petites entreprises locales. Si votre équipe des comptes fournisseurs utilise un processus manuel pour intégrer de nouveaux fournisseurs, faire le suivi des approbations et vérifier les renseignements sur les comptes, la charge de travail peut rapidement devenir ingérable et des détails essentiels peuvent passer entre les mailles du filet.

Utilité de la gestion automatisée des comptes fournisseurs : la gestion automatisée des comptes fournisseurs permet de regrouper les renseignements sur les fournisseurs et les préférences de paiement dans un seul système. Ainsi, il est plus facile d’intégrer de nouveaux fournisseurs et de tenir les dossiers à jour.

Cas d’usage¹ : Comment des processus simplifiés améliorent la gestion des fournisseurs ?

Lorsqu’une agence régionale de santé publique a lancé une nouvelle initiative en matière de santé communautaire, l’équipe des comptes fournisseurs n’a eu que quelques semaines pour intégrer des dizaines de fournisseurs, y compris des fournisseurs médicaux nationaux, des cliniques locales, des services de traduction et des entrepreneurs indépendants. Les documents et les renseignements relatifs aux paiements variaient grandement, tandis que les approbations de différents services arrivaient par l’intermédiaire de différentes voies de communication.

Alors qu’une série de paiements était effectuée, l’équipe a découvert que plusieurs fournisseurs avaient encore des dossiers incomplets ou des renseignements non vérifiés. Les employés ont dû se dépêcher pour rattraper les retards, mettant en péril les paiements ponctuels et le déploiement de l’initiative.

Après avoir rattrapé le retard, l’équipe des comptes fournisseurs a décidé de remplacer son processus manuel par Atouts paiements RBC. Au cours de la phase suivante de l’initiative, l’équipe a intégré de nouveaux partenaires sans devoir se démener à la dernière minute. La centralisation des renseignements sur les fournisseurs a permis de réduire la nécessité d’effectuer un suivi manuel et d’améliorer l’exactitude des dossiers dans l’ensemble du réseau de divers fournisseurs de l’agence.

Les approbations à plusieurs niveaux créent des goulots d’étranglement

Les organismes du secteur public ont souvent besoin de plusieurs niveaux d’approbation avant d’envoyer un paiement. Les équipes des comptes fournisseurs peuvent avoir besoin d’accords de divers chefs de service pour effectuer des vérifications croisées par rapport aux contrats, aux bons de commande et aux exigences des politiques. Lorsque les approbations sont traitées manuellement, chaque niveau ouvre la porte à un ralentissement potentiel.

Utilité de la gestion automatisée des comptes fournisseurs : une solution de gestion automatisée des comptes fournisseurs fait circuler les demandes de paiement dans les flux d’approbation établis pour que les équipes des comptes fournisseurs puissent assurer l’acheminement des paiements. L’uniformité des contrôles d’approbation et la visibilité des accords facilitent la conformité et la préparation aux audits.

Les systèmes existants ajoutent du travail manuel

Les équipes des comptes fournisseurs dans les organismes du secteur public travaillent souvent avec plusieurs systèmes financiers et services qui ne sont pas entièrement reliés les uns aux autres. Par conséquent, le processus de traitement des comptes fournisseurs se présente souvent comme suit :

• Saisie des détails de la facture dans un seul système ;
• Saisie manuelle des données sur les paiements dans un autre système ;
• Utilisation des feuilles de calcul ou des fichiers partagés pour rapprocher les dossiers entre services ou outils.

Le transfert d’informations entre des systèmes déconnectés ajoute du travail administratif et augmente les possibilités d’erreurs.

Utilité de la gestion automatisée des comptes fournisseurs : une plateforme de gestion automatisée des comptes fournisseurs relie les activités de paiement à un logiciel comptable et permet de réaliser facilement des téléversements pour réduire les saisies de données en double, simplifier les rapprochements et rendre le processus de paiement plus harmonieux.

Une visibilité limitée rend le suivi des dépenses difficile

Lorsque les approbations de paiement et les renseignements de paiement sont répartis entre les services, les boîtes de réception et autres systèmes déconnectés, il est difficile de connaître les données financières exactes. La préparation de rapports pour la direction, les revues internes ou les audits peut prendre du temps, et les données peuvent déjà être désuètes au moment où vous les partagez.

Utilité de la gestion automatisée des comptes fournisseurs : la gestion automatisée des comptes fournisseurs regroupe les factures et les activités de paiement courantes dans une seule plateforme numérique. Les équipes des comptes fournisseurs peuvent surveiller l’état des paiements et établir des rapports à partir d’une source unique et à jour.

Les retards de paiement nuisent aux relations avec les fournisseurs

Les organismes du secteur public ont besoin de centaines (voire de milliers) de fournisseurs pour leurs opérations courantes et la prestation des services publics. Qu’il s’agisse de fournir des matériaux pour l’infrastructure, des services contractuels et d’ingénierie, de l’équipement médical, du soutien informatique ou d’autres produits ou services spécialisés, des paiements ponctuels permettent de faire avancer les projets et de maintenir des relations solides avec les fournisseurs.

Un processus manuel de gestion des comptes fournisseurs peut ralentir les paiements à chaque étape, faisant attendre les fournisseurs plus longtemps que prévu. Lorsque les équipes des comptes fournisseurs ne sont pas en mesure de fournir rapidement des mises à jour sur les paiements, les fournisseurs peuvent consacrer plus de temps au suivi, les projets peuvent subir des retards inutiles et les relations de confiance avec les fournisseurs peuvent s’affaiblir au fil du temps.

Utilité de la gestion automatisée des comptes fournisseurs : la gestion automatisée des comptes fournisseurs centralise les renseignements de paiement pour les équipes des comptes fournisseurs puissent répondre rapidement aux questions sur l’état des paiements, simplifier les paiements et maintenir des relations solides avec les fournisseurs.

Pourquoi les organismes du secteur public choisissent Atouts paiements RBC ?

Atouts paiements RBC aide les organismes du secteur public à remplacer des processus manuels fragmentés par une plateforme de paiement centralisée qui améliore la visibilité, renforce la surveillance et réduit le travail administratif. Voici un aperçu de ce que vous pouvez faire pour libérer un temps précieux pour votre équipe.

Paiements et approbations centralisés

Au lieu de consacrer du temps à des suivis manuels, votre équipe des comptes fournisseurs peut facilement créer des parcours d’approbation sur mesure (fondés sur des règles internes établies), voir l’état de chaque paiement en temps réel et normaliser les contrôles au sein des services.

Gestion des fournisseurs simplifiée et évolutive

Il est plus facile de gérer un vaste réseau de fournisseurs lorsque l’intégration et les renseignements sur les paiements sont traités sur une seule plateforme sécurisée. Atouts paiements RBC assure la cohérence des dossiers grâce aux profils des fournisseurs, tout en normalisant le flux d’intégration.

Clarification de la visibilité et des rapports

Atouts paiements RBC fournit aux équipes des comptes fournisseurs une source centralisée de données à jour sur les paiements pour la surveillance quotidienne et la production de rapports officiels. Les employés peuvent surveiller les activités et préparer des rapports fiables sans avoir à recueillir des renseignements dans plusieurs systèmes.

Renforcement de la sécurité et des contrôles

Les flux de travail numériques structurés permettent de mieux contrôler le processus de paiement et de réduire les risques associés au traitement manuel. Atouts paiements RBC permet également d’établir des autorisations fondées sur les rôles et conserve un registre clair de la personne qui a examiné et traité chaque paiement.

Paiements flexibles à partir d’une seule plateforme

Avec Atouts paiements RBC, vous pouvez regrouper plusieurs sources d’approvisionnement en fonds et modes de paiement sur une seule plateforme. Cet outil vous permet de :

• Regrouper en un seul paiement des fonds provenant de comptes bancaires, de cartes de crédit ou de caisses populaires canadiens admissibles ;
• Payer selon le mode que vous préférez ;
• Choisir des sources d’approvisionnement en fonds nationales pour les paiements internationaux ;
• Calculer de façon automatique des taux de change concurrentiels.

D’autres façons dont RBC soutient la gestion financière du secteur public

Trouvez les outils, le soutien et les solutions dont vous avez besoin pour gérer les dépenses, simplifier les paiements et gérer les flux de trésorerie pour votre organisme du secteur public.

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