10 choses à faire et à ne pas faire que chaque propriétaire d’entreprise canadien devrait connaître

La paie ne consiste pas seulement à rémunérer votre équipe. Il s’agit d’une obligation juridique et financière qui s’accompagne d’importantes responsabilités et, si elle est mal gérée, de risques graves.

Pour la plupart des employés, le jour de paie est un symbole de sécurité financière. Un retard de paie ou des erreurs peuvent causer de la frustration, ébranler la confiance et nuire au moral. Pour les employeurs, les conséquences peuvent être encore plus graves. Cependant, compte tenu de la complexité croissante et de l’évolution constante de la réglementation, la conformité est plus difficile que jamais.

Selon M. Hassan King, d’ADP : « La paie est un élément essentiel souvent négligé pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise et éviter les problèmes. En vous assurant que vos employés sont payés avec exactitude et à temps, vous contribuez non seulement à leur satisfaction, mais également à éviter d’éventuelles pénalités, des audits ou des atteintes à votre réputation. »

Malgré sa complexité, la gestion de la paie n’a pas à être stressante. Avec les bons outils et processus, les propriétaires d’entreprise peuvent garder le contrôle et s’assurer qu’ils respectent les lois canadiennes. 

À l’approche de la Semaine nationale de la paie, c’est le moment idéal pour vous familiariser avec vos responsabilités en matière de paie. Découvrez dix choses à faire et à ne pas faire pour gérer la paie et éviter les erreurs coûteuses.

1. N’attendez pas le premier jour de paie pour vous organiser

Avant même d’embaucher votre premier employé, ouvrez un compte de paie auprès de l’ARC. Un retard d’enregistrement peut retarder les paiements, perturber votre calendrier de remises et vous exposer à des pénalités. Plus vous ouvrirez votre compte de paie tôt, plus le processus de paie sera harmonieux pour vous et vos employés.

2. Ne négligez pas les normes fédérales et provinciales en matière d’emploi

Les lois du travail au Canada sont régies à l’échelle des provinces et des territoires, ce qui signifie qu’elles peuvent varier considérablement d’une région à l’autre. Il est essentiel de respecter les lois du travail qui s’appliquent à vos employés en fonction de leur lieu de travail, et pas seulement de l’emplacement de votre entreprise.

Qu’il s’agisse de règles relatives aux heures supplémentaires, au salaire minimum, aux vacances ou à l’indemnité de vacances, chaque province ou territoire dispose de ses propres règles. N’oubliez pas que celles-ci sont régulièrement mises à jour. Il est donc essentiel de se tenir au courant des changements.

• Conseil : En tant qu’employeur, vous êtes responsable de prélever et de verser les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC), les cotisations à l’assurance-emploi (AE) et les impôts sur le revenu. Vous devez également cotiser votre part du RPC et de l’AE pour chaque employé. De plus, il existe d’autres considérations et obligations, notamment le programme d’indemnisation des accidentés du travail, l’impôt-santé ou le Régime québécois d’assurance parentale (RQAP, Québec).

3. Ne surpayez et ne sous-payez pas votre équipe

Le fait de s’assurer que les employés sont payés avec exactitude constitue l’un des aspects les plus importants de la gestion de la paie. Si vous ne payez pas suffisamment vos employés, vous risquez de les mécontenter. À l’inverse, si vous les surpayez, vous pouvez mettre votre entreprise à rude épreuve. La mise en place de systèmes qui font un suivi adéquat des heures travaillées, des taux salariaux et des retenues permettra d’éviter ces problèmes. De plus, il est essentiel de comprendre la différence entre les employés et les entrepreneurs indépendants ; les erreurs de classification sont courantes dans les petites entreprises.

• Conseil : Pour garder le contrôle, songez à utiliser un logiciel de paie conforme à l’ARC, comme ADP, qui applique automatiquement les bons taux et vérifie régulièrement vos déductions. De plus, il est conseillé de passer en revue les tables de retenue sur la paie et seuils de l’ARC régulièrement, en particulier après une augmentation salariale des employés ou une mise à jour de la réglementation fiscale.

4. N’oubliez pas d’effectuer les remises à temps

La remise en temps opportun des retenues sur le salaire est l’un des aspects les plus importants de la conformité en matière de paie. Les dates limites varient en fonction du type de remise de votre entreprise (c.-à-d. mensuelle, trimestrielle ou accélérée). Le non-respect des échéances peut entraîner des pénalités et des intérêts quotidiens de l’ARC. Pour garder le cap, utilisez un logiciel de paie ou établissez des rappels dans votre calendrier pour les dates d’échéance importantes, et prévoyez suffisamment de relèves en cas d’absence imprévue.

Et M. Hassan d’ajouter, « De manière générale, la législation exige de conserver les dossiers d’emploi et d’être prêt à les fournir à vos employés actuels et passés, ainsi qu’aux organismes de réglementation. La plupart des provinces exigent que l’employeur fournisse une ventilation de la paie (bulletin de paie) aux employés. L’utilisation d’un logiciel de paie permet de s’assurer que l’entreprise respecte la réglementation et qu’elle fournit tous les renseignements requis. »

5. Privilégiez la transparence en matière de paie

La transparence est essentielle en matière de paie. Vous devez permettre à vos employés d’accéder à des dossiers détaillés leur permettant de vérifier leurs heures travaillées, leurs déductions ainsi que leur solde de vacances. Vous pourrez ainsi établir la confiance. De plus, vos employés seront convaincus de l’exactitude de leur paie.

Pour atteindre cette transparence, envisagez un logiciel de paie qui donne aux employés un accès libre-service à leurs bulletins de paie et aux formules de fin d’exercice, comme les feuillets T4. Plus vous êtes transparent quant au traitement de la paie, mieux c’est pour vous et votre équipe.

6. Évitez que vos employés réclament leur chèque de paie

Les employés s’attendent à des options de versement rapides, précises et numériques: ils ne veulent pas attendre l’arrivée de chèques papier qui les obligerait à se rendre à la banque pour les déposer. De nos jours, le dépôt direct constitue un enjeu important et une exigence fondamentale dans le monde du travail.

Les systèmes de paie numériques présentent également des avantages non négligeables pour les employeurs, notamment la réduction des erreurs, la rapidité des versements et l’amélioration de la tenue des dossiers.

7. Conservez des dossiers fiables et sécurisés

La tenue des comptes est un élément essentiel de la conformité en matière de paie. Le saviez-vous ? Les employeurs sont tenus de conserver les relevés de paie, y compris les feuilles de temps, les bulletins de paie et les feuillets T4, pendant au moins six ans. De plus, les renseignements doivent être conservés de manière sûre.

En ayant des dossiers en bonne et due forme, vous pouvez facilement répondre à toute question ou vérification de l’ARC. Par contre, sans la documentation requise, il peut être beaucoup plus difficile de se défendre lors d’un audit, et cela peut même entraîner des pénalités de non-conformité. Gardez vos dossiers organisés et facilement accessibles pour les consulter ultérieurement.

8. Misez sur l’automatisation

Le recours à des processus manuels pour gérer la paie peut demander beaucoup de temps et comporte un plus grand risque d’omissions et d’erreurs. L’automatisation de la paie avec le bon logiciel peut contribuer à assurer l’exactitude des paiements en temps opportun et à éliminer les risques associés à l’erreur humaine. Recherchez un logiciel de paie qui s’intègre parfaitement à d’autres outils pour l’entreprise et qui permet des mises à jour automatiques en fonction de l’évolution des taux d’imposition ou des exigences réglementaires.

9. Vérifiez régulièrement vos processus de paie

Le traitement de la paie ne se résume pas à établir des montants une bonne fois pour toutes. Compte tenu des changements fréquents de réglementation, de petites modifications aux lois sur l’impôt ou l’emploi peuvent avoir une grande incidence sur votre processus de paie. Un suivi régulier de la paie peut vous aider à rester au fait de la réglementation fiscale et vous assurer que votre système de paie fonctionne de façon efficace.

• Conseil : Il est recommandé de passer en revue vos processus de paie et vos déductions tous les trimestres, surtout après les hausses de salaire des employés, les changements de taux d’imposition ou les mises à jour de la réglementation gouvernementale. Cette approche proactive vous permet de vous assurer que votre paie demeure conforme et exacte.

10. Établissez un plan de secours pour exercer vos activités

Qu’arrivera-t-il si votre préposé à la paie part en congé de maladie ou si votre logiciel tombe en panne ? Vos employés s’attendent toujours à être payés à temps, et l’absence d’un plan de secours pourrait créer un stress inutile.

Pour réduire au minimum le risque d’interruption du traitement de la paie, assurez-vous qu’il y a toujours une personne ou un système pour s’occuper de la paie en cas d’urgence. Dans la mesure du possible, envisagez d’utiliser un logiciel de paie infonuagique accessible par plusieurs utilisateurs situés à des emplacements différents pour maintenir la continuité des activités en cas d’imprévu.

Conclusion

Bien traiter la paie ne se limite pas à ce que les employés restent satisfaits, il s’agit aussi d’éviter de sérieux risques d’entreprise. En adoptant les bons systèmes, les bonnes habitudes et les bonnes mesures de protection, vous pouvez rester conforme et vous concentrer sur ce qui compte le plus : l’exploitation de votre entreprise.