Soyez prêt pour la période fiscale : cinq mesures proactives à adopter par les propriétaires d’entreprise

Période des impôts. Pour les propriétaires de petites entreprises, peu importe la taille ou le secteur de celles-ci, cette période de l’année peut souvent être éprouvante. Le surplus de travail et de paperasse qu’entraîne la période des impôts peut sérieusement distraire les propriétaires de la gestion de leur entreprise.

La bonne nouvelle, c’est qu’un peu de préparation peut rendre cette période bien moins intimidante. Ces cinq conseils vous aideront à vous organiser, à produire vos déclarations en toute confiance et à vous concentrer sur ce que vous faites de mieux.

Dans le présent article, les termes « entreprise individuelle » et « travailleur autonome » désignent des entreprises non constituées en personne morale, tandis que « société légalement constituée » désigne les entreprises exploitées par l’intermédiaire d’une société par actions.

1. Comprendre les principes essentiels de vos obligations fiscales pour votre entreprise

Avant de songer aux déductions ou aux dépenses déductibles, maîtrisez d’abord les bases de vos obligations fiscales. En d’autres termes, les échéances fiscales, les obligations de déclaration et les cotisations salariales, qui sont tous des éléments incontournables à respecter.

Savoir précisément quelles sont les dates importantes

Sociétés :

• Les sociétés ont six mois après la clôture de leur exercice pour produire leur déclaration de revenus.

• Les impôts d’entreprise sont en général payables dans les deux à trois mois qui suivent la fin de l’exercice.

Entreprises non constituées en personne morale

• Vous avez jusqu’au 15 juin pour produire votre déclaration de revenus personnelle (ou jusqu’au jour ouvrable suivant si cette date tombe une fin de semaine).

• Toutefois, si vous devez de l’impôt, la date limite de paiement est fixée au 30 avril.

Si vous êtes travailleur autonome, préparez votre déclaration bien avant le 30 avril pour connaître le montant éventuel à payer.

Notions de base de la déclaration fiscale pour les pigistes, les entreprises individuelles et les travailleurs autonomes

Comprendre quels sont les revenus d’entreprise à déclarer à l’Agence du revenu du Canada (ARC).

Vous devez déclarer la totalité des revenus d’entreprise réalisés l’année dernière. Vous devez produire une déclaration fiscale même si votre entreprise n’a généré aucun revenu.

Les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) et à l’assurance-emploi (AE) ne doivent pas être oubliées

De nombreux propriétaires de petites entreprises (que l’entreprise soit constituée en société, qu’il s’agisse d’une entreprise individuelle ou que vous soyez travailleur autonome) sont pris au dépourvu par les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) et à l’assurance-emploi (AE). Les règles qui s’appliquent varient selon la structure de votre entreprise et, si elle est constituée en société, selon la façon dont vous vous versez un salaire ou des revenus.

Voici ce que vous devez savoir :

Cotisations au RPC/RRQ

Le taux de cotisation au Régime de pensions du Canada (RPC) et au Régime de rentes du Québec (RRQ) correspond à 9,9 % des gains ouvrant droit à pension, jusqu’à concurrence d’un maximum annuel. Ce taux s’applique que votre entreprise soit constituée en société ou une entreprise individuelle, mais la façon de le payer varie selon la structure de votre entreprise.

S’il s’agit d’une entreprise individuelle ou d’un emploi comme travailleur autonome

• Les cotisations au RPC/RRQ sont obligatoires.

• Vous êtes considéré à la fois comme l’employeur et l’employé

• Vous payez vous-même la totalité du taux de 9,9 %, jusqu’à concurrence du montant maximum.

Pour vous aider à estimer vos cotisations au RPC/RRQ, la cotisation maximale pour les travailleurs autonomes était de 8 860,20 $ en 2025 et sera de 9 292,90 $ en 2026.

Si votre entreprise est constituée en société

Les cotisations au RPC/RRQ dépendent de la façon dont vous tirez des revenus de votre société.

• Si vous vous versez un salaire, vous devez cotiser au RPC/RRQ : vous payez la part de l’employé et votre société paie la part de l’employeur.

• Si vous vous versez des dividendes, les cotisations au RPC/RRQ ne s’appliquent pas. Cela signifie que vous ne payez pas ces sommes aujourd’hui, mais aussi que vous ne cotisez pas au RPC/RRQ sur ce revenu.

Cotisations à l’assurance emploi (AE)

Le fonctionnement de l’AE diffère de celui du RPC/RRQ. Votre obligation à déduire et à verser des prestations d’assurance-emploi dépend d’abord du fait que vous ayez des employés, puis de la façon dont vous vous rémunérez en tant que propriétaire.

Si vous avez des employés (entreprise constituée en société ou individuelle)

• Vous devez déduire les cotisations à l’assurance-emploi de la paie des employés et verser des cotisations correspondant à 1,63 fois le taux de l’employé, jusqu’à concurrence de 64 200 $ de gains assurables.

Si vous n’avez pas d’employés (entreprise constituée en société ou individuelle)

• Il n’est pas obligatoire de cotiser à l’assurance-emploi ; toutefois, vous pouvez choisir de manière volontaire vos prestations d’assurance-emploi pour obtenir des prestations spéciales, comme les prestations de maternité, parentales et de maladie et les indemnités de soignant. Les prestations régulières d’assurance-emploi en cas de perte de revenu d’entreprise ne sont habituellement pas offertes.

Conseil ! Commencez tôt. Les échéances fiscales ont tendance à surprendre, et faire tout en urgence peut provoquer des erreurs.

2. Savoir quelles déductions fiscales et quels crédits d’impôt s’offrent aux entreprises canadiennes

Que votre entreprise soit constituée en société ou que vous soyez travailleur autonome, un des avantages d’être propriétaire d’une entreprise, c’est que le régime fiscal reconnaît les coûts associés à la génération de revenus.

Comprendre vos déductions fiscales vous permet d’aborder vos impôts de manière plus stratégique. Les impôts peuvent être plus qu’une obligation annuelle : ils peuvent vous aider à gérer vos liquidités, planifier vos placements et guider vos choix stratégiques toute l’année.

Découvrez les principales déductions fiscales pour les pigistes, les travailleurs d’appoint et les travailleurs autonomes

Premièrement : déductions ou crédits ?

Certains propriétaires d’entreprise confondent déductions fiscales et crédits d’impôt. Mais en réalité, ce sont deux choses très différentes. Les déductions fiscales réduisent votre revenu imposable, tandis que les crédits d’impôt diminuent le montant réel de vos impôts.

Par exemple, si vous gagnez 100 000 $ et demandez une déduction de 10 000 $, vous payez de l’impôt sur 90 000 $. Si vous obtenez un crédit d’impôt de 1 000 $, l’impôt exigible diminue de 1 000 $, dollar pour dollar.

Fonctionnement des déductions fiscales

Les déductions fiscales, également appelées radiations, constituent une manière pour les propriétaires d’entreprise de payer moins d’impôts. Tout au long de l’année, vous faites le suivi de toutes vos dépenses d’entreprise. Au moment de produire vos impôts, vous déclarez ces dépenses sur votre déclaration fiscale. Ces déductions seront appliquées à votre revenu total et le réduiront.

Déductions courantes pour les entreprises

Voici quelques-unes des déductions fiscales les plus simples et fréquentes :

• logiciel comptable et fiscal ;

• publicité, site Web et marketing ;

• fournitures d’entreprise ;

• achats d’immobilisations et amortissement ;

• dépenses liées à un bureau à domicile et dépenses connexes (p. ex. factures de services publics, loyer ou taxe foncière) ;

• repas, déplacement et représentation ;

• transports, y compris votre véhicule ;

• frais bancaires, c’est-à-dire que le coût du compte bancaire d’entreprise peut être radié de votre revenu

Dépenses qui ne sont généralement pas admissibles

Le simple fait d’avoir dépensé de l’argent comme propriétaire d’entreprise ne signifie pas que la dépense est déductible d’impôt. Voici quelques exemples de dépenses courantes qui ne sont pas admissibles :

• vêtements ;

• nettoyage à sec ;

• contraventions de stationnement (même si elles sont reçues lors d’une réunion d’affaires) ;

• abonnements à des centres de conditionnement physique ;

• frais de déplacement.

Nouveautés en 2025

• Améliorations liées à la recherche scientifique et au développement expérimental :

  Les sociétés privées sous contrôle canadien (SPCC) peuvent avoir droit à un crédit amélioré lié à la recherche scientifique et au développement expérimental de 35 % pour les dépenses en recherche et développement admissibles, jusqu’à concurrence de 6 millions de dollars. Ces crédits sont principalement destinés aux entreprises constituées en société et sont généralement plus restreints pour les entreprises non constituées en société.

• Dépenses immédiates liées aux bâtiments de fabrication ou de transformation :

  En 2025, les petites entreprises, constituées en société ou non, qui construisent des installations admissibles de fabrication ou de transformation peuvent réclamer une déduction de 100 % la première année, ce qui accélère les économies d’impôt liées aux investissements en capital.

Conseil ! Distinguez clairement vos dépenses d’entreprise et personnelles grâce à un compte bancaire et une carte de crédit d’entreprise. Vous pourrez ainsi assurer plus facilement un suivi de vos déductions et gagner du temps la période des impôts venue.

3. Conserver des copies de sauvegarde et des documents nécessaires

Chaque année, l’ARC examine certaines déclarations de revenus. Au cas où l’ARC vous interrogerait ou demanderait des justificatifs de dépenses, veillez à garder vos documents pendant six ans après avoir produit votre déclaration.

Conservez vos reçus

Vous avez besoin de reçus détaillés, et non seulement de relevés de carte de crédit, car vous devrez présenter le détail de chaque dépense. Si vous êtes en télétravail, conservez vos factures de services domestiques pour vos réclamations liées au bureau à domicile.

Triez vos factures

Regrouper toutes vos factures de l’année peut vous aider à faire le total de vos revenus et à les déclarer correctement. Vous devrez peut-être fournir une preuve de revenu si l’ARC vous en fait la demande.

Conservez tous vos documents en version numérique

Quand vous obtenez un reçu pour une dépense d’entreprise, prenez-le en photo et conservez-la sur un support numérique que ce soit dans une application de comptabilité, un album distinct sur votre téléphone ou sur votre ordinateur. Puisque de nombreux reçus sont fournis par voie électronique (p. ex., abonnements, applications mobiles de covoiturage, commandes de fournitures de bureau en ligne), l’enregistrement de toutes les dépenses sur un support numérique unique peut simplifier grandement la gestion de vos dépenses.

4. Utiliser un logiciel de facturation et de comptabilité

Si remplir des documents administratifs n’est pas votre aspect préféré de la gestion d’une entreprise, vous n’êtes pas seul. L’objectif n’est pas de vous transformer en comptable, mais plutôt de réduire votre temps consacré aux tâches administratives.

Utiliser le bon logiciel de facturation ou de comptabilité peut vous simplifier la vie et vous éviter de courir quand vient la période des impôts.

Une solide plateforme conçue pour les petites entreprises peut :

• assurer le suivi de vos factures, de vos clients et de vos soldes en un seul et même endroit ;

• se connecter à votre compte bancaire et synchroniser vos données ;

• conserver vos reçus sur un support numérique ;

• produire des rapports sur vos revenus, vos dépenses et les salaires lors de la période fiscale ;

• réduire le nombre d’erreurs et vous faire gagner du temps !

Conseil ! Si vous êtes un client de RBC, vous pouvez profiter d’offres exclusives sur des plateformes comme Xero pour vous faciliter la tâche au moment de la période fiscale.

5. Mettre suffisamment d’argent de côté

Si votre entreprise n’est pas constituée en société (ou si elle est constituée en société et que vous gagnez un revenu sans retenues salariales), l’argent que vous retirez de votre entreprise représente votre revenu brut : aucun impôt n’a été prélevé. Vous êtes donc responsable de mettre de l’argent de côté pour payer vos impôts directement au gouvernement.

Pour éviter les bévues (ou pour vous assurer un coussin de sécurité advenant une erreur de calcul), il vaut toujours mieux adopter une approche conservatrice quant au pourcentage que vous mettez de côté à la réception d’un paiement.

Conseil ! Ouvrez un compte bancaire d’entreprise distinct et mettez de côté automatiquement 25 à 30 % de vos revenus pour vos impôts (vérifiez toutefois ce pourcentage selon votre tranche d’imposition pour être sûr de mettre suffisamment d’argent de côté). 

Conclusion

La période fiscale est inévitable pour une entreprise, mais le stress de dernière minute ne l’est pas. Une bonne préparation et de bons outils en place vous permettent de faire vos impôts en toute tranquillité et de demeurer concentré sur la croissance de votre entreprise.