Conseils de planification du transfert et de la relève de votre exploitation agricole

Selon un vieux dicton, il serait plus facile de bâtir une entreprise que d’en assurer le transfert ou d’en sortir.

Cela s’explique souvent du fait que l’identité d’une personne, de même que sa raison d’être ou son objectif de vie peuvent être intrinsèquement liés aux épreuves et aux efforts qu’a représentés pour elle l’établissement de son entreprise. La transmission de l’héritage bâti et nourri par les générations précédentes représente son propre lot de défis supplémentaires. Si on ajoute à cela les histoires de vie personnelle qui ont façonné à la fois les expériences individuelles et familiales, cette complexité atteint son paroxysme lors de l’événement particulièrement important que constitue le transfert ou la relève d’une exploitation agricole familiale.

Nous présenterons dans cet article cinq approches qui, combinées, pourraient contribuer au succès du processus de formation des futurs dirigeants et de transfert de la propriété.

1. Trouver un moyen de démarrer la conversation

Comme pour faire démarrer un tracteur par un matin glacial, une source d’énergie externe peut parfois être nécessaire pour faire bouger les choses.

Dans nos entreprises laitières détenues par plusieurs propriétaires et pour faciliter les conversations relatives à la gestion d’une entreprise familiale, nous utilisons une technique que nous appelons l’« exercice de la mort subite ». En bref, les parties prenantes écrivent leur nom sur des morceaux de papier. On tire ensuite un nom au hasard et on dit tout simplement aux participants que cette personne est décédée. Ils doivent ensuite répondre à la question : « Que fait-on maintenant ? ». La personne dont le nom a été tiré peut essayer de prendre la parole, mais reçoit alors l’instruction de quitter la salle. Dans certains cas, le nom tiré peut être celui du plus jeune participant, ou du plus important pour l’avenir de l’entreprise, ce qui force à envisager un événement qui transformerait fondamentalement la situation et la culture de l’entreprise.

Ce processus provoque généralement immédiatement la discussion, en commençant par les éléments de base. Où se trouvent les documents essentiels : testaments, prêts hypothécaires, contrats de location, ententes de propriété concernant le bétail et la machinerie, comptes bancaires et autres documents importants ?

2. Former votre équipe de transfert et de relève

Les discussions sur les rôles et responsabilités individuelles au sein de l’entreprise, ainsi que sur les remplacements possibles et sur les plans de maintien des opérations passent au premier plan. Les conseillers clés, tels que le banquier, l’avocat, le comptable et l’accompagnateur financier, jouent un rôle essentiel en posant les fondements d’une transition réussie.

Gardez à l’esprit, tout au long du parcours de transition, qu’il s’agit d’un marathon et non d’une course de vitesse, et que le chemin est parsemé de virages et d’embûches. Dans certains cas, le processus peut prendre plus de 100 heures pour les propriétaires et les parties prenantes, sur une période pouvant s’étendre jusqu’à deux ans. Les plans fructueux requièrent souvent une approche en équipe, incluant des rencontres avec des experts externes et un facilitateur ou un accompagnateur. Cette personne doit être dotée de bonnes capacités d’écoute et d’organisation, ainsi que de l’habileté d’établir des ordres du jour et de consigner les résultats de chaque réunion, afin d’éviter que le processus s’enlise.

En tant que propriétaire d’entreprise, membre de la famille ou partie prenante, des tâches précises vous seront confiées, en collaboration avec des membres de l’équipe de professionnels. Au cours des dernières années, une tendance vers une rémunération sous forme d’honoraires forfaitaires plutôt que de tarifs horaires a été observée. Le processus de transition est souvent traité comme un projet, avec des paiements périodiques lorsque des caps sont atteints.

3. Écrire ensemble l’histoire de l’exploitation familiale

Lors la phase initiale, il est possible de renforcer la mobilisation et l’adhésion en élaborant l’histoire de l’exploitation familiale. Les enfants ou les petits-enfants peuvent s’entretenir avec divers membres de la famille et consigner leurs récits en utilisant des supports vidéos ou écrits, ou d’autres méthodes créatives. Ce processus ouvre une fenêtre sur le passé en dégageant un ensemble de moments charnières et de récits, et offre une passerelle vers l’avenir en façonnant une vision et des valeurs fondamentales sur lesquelles s’appuyer.

4. Comprendre le style de communication de votre équipe

Un autre moyen possible de surmonter les obstacles à la communication est d’investir temps et argent dans un profil de personnalité. Comprendre son propre style de communication et celui des autres parties prenantes peut être essentiel pour partager ses perspectives et parvenir à un accord sur certaines questions clés. Souvent, les défis ne viennent pas des personnes elles-mêmes, mais plutôt de leur type de personnalité, et les moments sous pression peuvent rapidement accentuer les difficultés de communication.

5. Bien comprendre la situation financière de l’exploitation

Une évaluation tierce des actifs de l’exploitation, ainsi qu’une entière transparence sur le passif et sur les obligations, apporte une objectivité critique pour l’ensemble du processus, souvent chargé d’émotions. Par exemple, une vache préférée, un tracteur ou une parcelle de terre peuvent avoir une valeur relativement mineure par rapport à la situation financière dans son ensemble, mais devenir un obstacle important au déroulement du processus de transition.

Une erreur importante consiste à se fier aux déclarations de revenus pour évaluer la profitabilité. Des états financiers ajustés selon la comptabilité d’exercice, mis à jour mensuellement et tenant compte des stocks, des comptes fournisseurs, des comptes clients, des charges payées d’avance et des charges à payer offrent une idée bien plus précise de la profitabilité réelle. Au cours des dernières années, les revenus en dehors de l’exploitation agricole, provenant d’un emploi ou d’autres activités commerciales, sont également devenus un levier important pour répondre aux besoins de trésorerie.

L’application à la lettre des étapes et des processus établis place toutes les chances de votre côté, non seulement en ce qui a trait au transfert des actifs et des capitaux propres, mais aussi en ce qui concerne la transition harmonieuse de la direction à la prochaine génération. Alors que la procrastination, l’approche réactive et la volonté de trouver des réponses rapides peuvent engendrer des tensions au sein de l’entreprise et de la famille et des troubles personnels, la mise en valeur de la mémoire institutionnelle des ainés, combinée à un état d’esprit innovant et au dynamisme de la nouvelle génération, peut aider à propulser l’entreprise familiale vers l’avenir.