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Comment les entreprises canadiennes automatisent leurs paiements et améliorent leurs flux de trésorerie

Par Diane Amato

Publié le 9 octobre 2026 • 21 min de lecture

TLPL

  • Les processus manuels de paiement et de rapprochement peuvent entraîner des erreurs et des retards, réduire la visibilité de la trésorerie et présenter des risques pour l’organisation comme pour l’expérience client.

  • En connectant leurs systèmes financiers, les entreprises peuvent automatiser davantage les paiements, renforcer les contrôles et fournir plus rapidement des renseignements utiles à leurs équipes des finances.

  • La diversification des modes de paiement et la mise en place d’une infrastructure évolutive les aident également à mieux répondre aux besoins changeants de leurs clients et de leurs fournisseurs.

  • Pour amorcer cette modernisation, les entreprises doivent d’abord repérer les obstacles qui ralentissent leurs processus et entravent la circulation des renseignements sur les paiements et des liquidités. Elles ont aussi intérêt à faire appel rapidement à leurs partenaires bancaires pour définir les prochaines étapes.

Dans notre série sur la gestion de trésorerie, RBC s’entretient avec des entreprises canadiennes et des spécialistes financiers qui les conseillent sur la façon dont l’argent circule dans le cadre d’une opération modernisée.

Le secteur des paiements évolue rapidement au Canada. Pourtant, même de grandes entreprises dotées de systèmes sophistiqués continuent de recourir à des processus manuels. Les tableurs, la saisie de données et l’appariement manuel des paiements aux factures font encore partie intégrante de leurs activités de transfert de fonds et de rapprochement.

Ces processus ont toutefois leurs limites. Ils peuvent accroître le risque d’erreur, ralentir le rapprochement et compliquer l’obtention d’un portrait à jour des liquidités. Ces difficultés s’accentuent à mesure que les activités et le volume des paiements augmentent. Ils peuvent aussi créer des risques organisationnels lorsque des processus essentiels reposent sur les connaissances d’un petit nombre de personnes. L’expérience client peut également en souffrir lorsque les paiements reçus ne sont pas rapidement identifiés ou imputés aux factures correspondantes.

Pour les équipes des finances, le coût se mesure aussi en temps. Télécharger des renseignements à partir de portails bancaires, transférer des données entre les systèmes et associer manuellement les paiements aux factures sont autant de tâches que des systèmes connectés pourraient prendre en charge.

La simplification des paiements et des encaissements présente donc plusieurs avantages. En reliant leurs systèmes financiers et en automatisant davantage leurs processus, les entreprises peuvent consacrer moins de temps à déterminer qui a payé quoi. Elles peuvent aussi accéder plus rapidement aux renseignements, renforcer leurs contrôles et obtenir une vue plus claire de leur trésorerie.

Le coût de la gestion manuelle : cinq risques pour les entreprises

Les processus manuels peuvent suffire pendant un certain temps. Toutefois, à mesure qu’une entreprise se développe, ses équipes des finances doivent traiter davantage d’information, de paiements, de fournisseurs et de clients, souvent dans un nombre croissant de systèmes. Des processus autrefois faciles à gérer peuvent alors devenir une source de difficultés et de risques.

Les défis varient d’une entreprise à l’autre, mais selon Graham Sullivan, directeur général principal, Intégration clientèle, Services bancaires transactionnels à RBC, plusieurs enjeux reviennent régulièrement.

  1. Un risque d’erreur accru

    Chaque étape manuelle est une source potentielle d’erreur.

    « Pour les équipes comptables, cela peut se traduire par davantage d’erreurs dans la saisie des écritures de journal et par plus de temps consacré à les corriger et à les saisir de nouveau », explique M. Sullivan. À mesure que le volume d’opérations augmente, la charge de travail liée au traitement et le risque d’erreur augmentent également.

  2. Des délais et retards

    Les processus manuels peuvent créer un décalage entre le moment où une opération a lieu et celui où l’équipe des finances en est informée. Les données doivent parfois être téléchargées à partir d’un portail bancaire, transférées dans un autre système, puis rapprochées avant de pouvoir être utilisées.

    Par exemple, lorsqu’un client règle plusieurs factures en un seul paiement sans fournir suffisamment de renseignements pour les identifier, la somme reçue peut demeurer non imputée pendant que l’équipe détermine les factures visées. Entre-temps, l’entreprise dispose d’un portrait incomplet des créances réglées et de celles qui restent à recouvrer.

  3.  Un risque organisationnel

    Lorsque les systèmes ne sont pas connectés, les équipes peuvent avoir des visions différentes de la situation financière de l’entreprise. La comptabilité, les approvisionnements et les comptes fournisseurs peuvent, par exemple, utiliser chacun leurs propres feuilles de calcul. « Pour obtenir une vue d’ensemble de l’entreprise, les trésoriers doivent consulter ces différentes feuilles de calcul et tenter d’en regrouper les données », explique M. Sullivan.

    En plus de prendre du temps, cette dispersion empêche les équipes de travailler à partir d’une information commune et à jour.

  4. Des risques de dépendance aux personnes clés

    Les processus manuels reposent souvent sur les personnes qui les ont élaborés et qui en assurent la gestion. Au fil du temps, les employés mettent au point des solutions de contournement, créent des feuilles de calcul et adoptent des méthodes de travail que leurs collègues ne connaissent pas toujours entièrement.

    « Les processus manuels se construisent au fil de l’expérience et de la correction des erreurs, ce qui peut les rendre imprécis, explique M. Sullivan. Le départ ou l’absence d’une personne peut donc perturber le fonctionnement du service. »

  5. L’expérience client

    Les difficultés internes liées aux paiements peuvent aussi toucher les clients. Lorsqu’un paiement reçu ne peut être identifié ou traité rapidement, un client qui a déjà réglé sa facture risque de recevoir une relance ou un avis de recouvrement injustifié.

    Ensemble, ces risques peuvent nuire à la capacité d’une entreprise d’évaluer rapidement sa situation financière, de prendre des décisions fondées sur des renseignements fiables et de déployer ses processus à plus grande échelle. Ils mobilisent également de précieuses ressources financières.

Facteurs qui motivent la modernisation des paiements

Dans certains secteurs, la nécessité de moderniser les paiements devient évidente lorsque le volume d’opérations augmente et que les processus manuels deviennent difficiles à maintenir. Dans d’autres, la modernisation découle d’un changement plus vaste : une expansion, une mise à niveau des systèmes ou l’évolution des attentes des clients et des fournisseurs en matière de paiement.

La croissance dépasse la capacité des processus

Un processus adapté à des centaines d’opérations ne convient pas nécessairement à des milliers. L’ajout de clients, de fournisseurs, d’établissements ou de marchés peut faire augmenter rapidement le volume et la complexité des paiements. Or, les ressources de l’équipe des finances n’augmentent pas toujours au même rythme.

Clients et fournisseurs s’attendent à plus de souplesse

Les fournisseurs peuvent avoir des exigences précises quant aux modes et aux délais de paiement. De leur côté, les clients recherchent des options toujours plus pratiques. M. Sullivan recommande d’offrir aux clients et aux fournisseurs le plus grand choix possible, tout en mettant en place l’infrastructure nécessaire pour gérer efficacement ces options.

« En règle générale, nous recommandons de proposer autant de modes ou de canaux de paiement que possible afin d’offrir la meilleure expérience client possible. Il faut ensuite mettre en place un système robuste qui aide les équipes de trésorerie et de paiement à prendre des décisions éclairées selon la nature des paiements. »

Un changement technologique crée une occasion

La modernisation ne commence pas toujours par les paiements. Une entreprise peut décider de migrer ses systèmes vers le nuage, de remplacer son système de planification des ressources ou d’entreprendre une transformation numérique plus vaste. Plutôt que de reproduire les mêmes processus manuels dans un nouveau système, elle peut profiter de cette occasion pour déterminer lesquels pourraient être connectés ou automatisés.

L’entreprise souhaite renforcer ses contrôles

L’efficacité n’est pas le seul objectif de l’intégration. Une meilleure connectivité peut aussi renforcer le contrôle sur le déclenchement, l’approbation et le traitement des paiements. Cet avantage est particulièrement important pour les entreprises qui font affaire avec plusieurs institutions financières, chacune ayant ses propres portails et processus d’approbation.

« Une intégration intégrale nous permet de mieux contrôler nos systèmes internes, souligne M. Sullivan. Les processus de paiement et d’approbation peuvent ainsi faire l’objet d’examens plus rigoureux. »

Ce qui change avec la connexion des systèmes financiers

Lorsque les processus sont manuels, ce sont souvent les employés qui assurent le lien entre les systèmes. Ils téléchargent et téléversent des renseignements, saisissent des données et regroupent l’information provenant de différentes sources.

La connexion des systèmes transforme ce fonctionnement. L’information peut circuler directement entre les systèmes financiers de l’entreprise et ceux de la banque. Le nombre d’étapes manuelles nécessaires pour lancer les paiements, recevoir les renseignements et rapprocher les opérations s’en trouve réduit.

Une interface de programmation des applications (API) permet d’établir cette connexion. Elle donne à deux systèmes la possibilité de communiquer et d’échanger des renseignements selon des modalités normalisées. « Plutôt que d’accéder à un portail Web, d’ouvrir une session, de télécharger des renseignements, puis de les copier dans un autre système, l’API vous permet de travailler directement dans votre propre système, avec les contrôles qui y sont intégrés », explique M. Sullivan.

Le même principe s’applique lorsqu’une entreprise relie à ses partenaires bancaires son système de planification des ressources, qui centralise l’information financière et opérationnelle, ou son système de gestion de trésorerie, consacré aux activités de trésorerie.

Une fois ces connexions établies, l’entreprise peut automatiser une grande partie du processus de paiement :

  • Déclenchement : les instructions de paiement sont transmises directement des systèmes de l’entreprise à la banque, sans saisie ni téléchargement manuels.

  • Contrôle : des règles d’autorisation sont intégrées au processus pour que les paiements reçoivent les approbations requises avant leur exécution.

  • Information : des renseignements supplémentaires accompagnent les paiements pour aider l’entreprise, ses clients et ses fournisseurs à comprendre l’objet des opérations.

  • Rapprochement : les paiements reçus sont associés aux factures et enregistrés plus rapidement, ce qui réduit le travail manuel nécessaire pour déterminer qui a payé quoi.

Ce qu’une équipe des finances unie peut faire différemment

Lorsque les processus courants sont automatisés et que les renseignements circulent entre les systèmes, les équipes consacrent moins de temps à recueillir, à saisir et à rapprocher l’information. Elles peuvent alors se concentrer davantage sur son analyse et son utilisation. Les retombées varient selon les fonctions.

Trésorerie : une vue d’ensemble plus rapide

Plutôt que de regrouper les données de systèmes et de feuilles de calcul distincts, l’équipe de trésorerie peut accéder à une vue consolidée et à jour des liquidités et des paiements. Cette visibilité l’aide à déterminer le niveau d’encaisse nécessaire, à repérer les possibilités d’utilisation des liquidités excédentaires et à prévoir les besoins de financement.

Pour en savoir plus sur la façon dont une meilleure visibilité sur les liquidités peut éclairer les décisions de trésorerie, lisez notre Moyen pour les entreprises canadiennes d’optimiser leur trésorerie et leur fonds de roulement pour en tirer un avantage stratégique.

Comptabilité : moins de corrections et de ressaisies

Lorsque l’information circule directement entre les systèmes, les contrôleurs et les équipes comptables peuvent consacrer moins de temps à la saisie manuelle des écritures de journal, à la détection et à la correction des erreurs ainsi qu’à la ressaisie des renseignements. M. Sullivan résume cet avantage par un « traitement beaucoup plus rapide », grâce à la réduction des erreurs de saisie manuelle. Les équipes comptables disposent ainsi de plus de temps pour l’analyse, la production de rapports et d’autres activités à valeur ajoutée.

Comptes fournisseurs : un meilleur contrôle des paiements

Pour les équipes des comptes fournisseurs, la connexion des systèmes peut simplifier la préparation et le traitement des paiements. Un format de fichier intégré peut également permettre de traiter plusieurs types de paiements au moyen d’une seule connexion, plutôt que de recourir à un processus distinct pour chacun. Cette approche facilite l’ajout de nouvelles fonctionnalités à mesure que les besoins opérationnels évoluent.

Pour les entreprises présentes à l’international, ces gains d’efficacité peuvent devenir particulièrement précieux à mesure que se multiplient les devises, les marchés et les exigences de paiement.

Pour en savoir plus sur la gestion des coûts et de la complexité des paiements entre devises, consultez notre article Gestion des devises : mesures à prendre pour contrôler les coûts de faire des affaires à l’étranger.

Comptes clients : transformer les paiements en renseignements utilisables plus rapidement

Recevoir un paiement n’est qu’une étape du processus. L’équipe des finances doit aussi savoir qui l’a effectué, à quel titre et à quelles factures il correspond.

L’automatisation des paiements et du rapprochement donne accès à des renseignements plus complets. Les équipes des comptes clients peuvent ainsi identifier les paiements reçus et les imputer plus rapidement aux factures correspondantes. Résultat : moins de sommes non imputées et un portrait plus précis des créances réglées et de celles qui restent à recouvrer.

Les équipes peuvent alors consacrer davantage de temps aux tâches que le rapprochement manuel retardait, comme la facturation et le recouvrement.

Toutes ces fonctions bénéficient d’un même avantage : les équipes des finances passent moins de temps à faire le lien entre des systèmes non connectés et plus de temps à exploiter l’information qu’ils fournissent. L’entreprise peut ainsi prendre plus rapidement des décisions éclairées en matière de trésorerie.

Un système de paiement évolutif

La modernisation des paiements peut résoudre les difficultés actuelles des entreprises. Une infrastructure adaptée peut aussi les préparer à de nouveaux besoins : un volume d’opérations accru, de nouveaux modes de paiement, des relations bancaires supplémentaires ou une expansion sur de nouveaux marchés.

Une seule connexion pour plusieurs types de paiements

Une approche intégrée permet de regrouper différents types de paiements dans un fichier normalisé, plutôt que de créer un processus sur mesure pour chacun. Les entreprises peuvent ainsi offrir davantage de choix à leurs clients tout en simplifiant la gestion des paiements.

Des données enrichies pour rendre les paiements plus efficaces

Les renseignements qui accompagnent un paiement peuvent être aussi précieux que le paiement lui-même.

La norme mondiale de messagerie financière ISO 20022 permet d’associer aux paiements des données plus riches et mieux structurées. Les détails sur les factures et les avis de paiement aident les entreprises à identifier les opérations et à automatiser le rapprochement.

Pour les équipes des comptes clients, ces renseignements facilitent l’identification des fonds reçus et leur imputation aux factures correspondantes. Pour l’ensemble de l’entreprise, ils améliorent la qualité des données sur les mouvements de fonds.

Des transferts de fonds plus rapides

L’infrastructure de paiement canadienne évolue elle aussi. Le nouveau système de paiements en temps réel (PTR) permettra de transférer des fonds en dollars canadiens entre les institutions financières participantes, avec une confirmation immédiate et des renseignements plus complets sur les paiements.

Pour les entreprises, les avantages ne se limitent pas à la rapidité d’exécution. Les paiements en temps réel offrent une meilleure visibilité sur l’état des opérations et de nouvelles possibilités de gestion des paiements et des flux de trésorerie.

Pour en savoir plus sur les retombées potentielles pour les entreprises canadiennes, consultez notre article sur le système de paiements en temps réel.

The Food Dudes : Une entreprise en croissance qui modernise ses paiements

Lorsque Eric Choy s’est joint à l’équipe des finances de The Food Dudes en 2018, les paiements aux fournisseurs étaient encore largement traités à la main. Cette entreprise torontoise regroupait les factures reçues et imprimait de 100 à 200 chèques par mois.

« C’était la pratique dans notre secteur, explique M. Choy, aujourd’hui chef des finances de The Food Dudes. Ce processus très manuel laissait une grande place à l’erreur : environ 10 % des chèques se perdaient à la poste. »

La pandémie a accéléré une transition déjà amorcée. Il était devenu difficile de signer les chèques au bureau, tandis que les fournisseurs commençaient à adopter leurs propres modalités de paiement électronique. Certains demandaient des dépôts directs, d’autres des prélèvements automatiques ou des virements électroniques.

Les paiements électroniques ont aussi permis à l’entreprise de mieux respecter les échéances de ses fournisseurs. Un fournisseur de viande, par exemple, exigeait de recevoir son paiement à une date précise. Un paiement envoyé le vendredi et reçu le lundi suivant ne répondait pas à cette exigence. Les paiements électroniques ont permis à l’équipe des finances de mieux gérer ces échéances.

Du côté des comptes clients, toutefois, le passage aux paiements électroniques n’a réglé qu’une partie du problème. Un mariage ou un événement important peut être payé par plusieurs membres d’une famille, au moyen de versements distincts et de différents modes de paiement. Lorsqu’une somme importante était reçue sans renseignements permettant de l’identifier, l’équipe des finances pouvait passer des heures à déterminer le client et les factures auxquels elle correspondait.

« Les relevés doivent nous indiquer qui a payé à un moment particulier : le nom, la raison sociale, le numéro de facture… tout ce qui peut nous aider, fait remarquer M. Choy. N’importe qui peut accepter un paiement électronique. Ce sont les relevés qui nous permettent de déterminer d’où proviennent les fonds. »

Ces renseignements sont particulièrement importants pour une entreprise dont les revenus sont fortement saisonniers. Les grands événements peuvent créer un décalage important entre le moment où les dépenses sont engagées et celui où les paiements sont reçus. Par exemple, lorsque The Food Dudes fournit des services à Honda Indy, environ la moitié des coûts liés à l’événement peuvent être payés en juin. L’événement a lieu en juillet, et le paiement est reçu quelques semaines plus tard.

Une bonne compréhension de ces cycles et une vue à jour de la trésorerie permettent à The Food Dudes et à son équipe RBC de prévoir les besoins de financement. RBC a notamment pris des dispositions pour augmenter temporairement la marge de crédit d’exploitation de l’entreprise pendant Honda Indy, afin de couvrir ses besoins de fonds de roulement.

Pour M. Choy, la valeur de la modernisation réside dans la combinaison de modes de paiement souples, de rapports utiles et de renseignements financiers à jour. L’entreprise peut ainsi comprendre d’où viennent les fonds, où ils vont et ce qu’ils représentent pour ses activités.

Ce qu’une entreprise peut faire au début

Les avantages de la modernisation peuvent être évidents, mais sa mise en œuvre demande parfois du temps. Les entreprises doivent composer avec des systèmes vieillissants, des données incohérentes, des ressources informatiques limitées et des processus qui se sont transformés au fil des ans. Plutôt que de tout changer d’un seul coup, elles peuvent commencer par examiner leur situation actuelle et établir les bases de la transformation.

Cinq étapes pour se préparer à la modernisation des paiements

  1. Cartographier les processus actuels

    Examinez la circulation des paiements et des renseignements, en tenant compte des transferts manuels, des retards et des solutions de contournement.

  2. Établir les priorités

    Repérez les tâches les plus chronophages, celles qui présentent les risques opérationnels les plus importants et celles qui limitent l’accès rapide aux renseignements.

  3. Préparer les données

    L’intégration repose sur des données fiables et cohérentes. Examinez les renseignements sur les paiements et les bénéficiaires pour déterminer ce qui doit être normalisé ou corrigé. Ce travail est particulièrement important pour les entreprises qui disposent de fichiers volumineux de fournisseurs.

  4. Évaluer les ressources internes

    Déterminez si vos équipes disposent des compétences techniques, de la connaissance des processus et de la disponibilité nécessaires. Repérez aussi les besoins éventuels de soutien externe.

  5. Faire appel à la banque dès le départ

    Associez vos partenaires bancaires à la conception de la solution pour explorer les possibilités, cerner les contraintes et harmoniser les exigences techniques avant la mise en œuvre.

Planifier avant de moderniser

« Avant de chercher des solutions, prenez le temps d’examiner le fonctionnement actuel des paiements dans votre secteur. Repérez les tâches auxquelles les employés consacrent le plus de temps, les obstacles à la circulation de l’information et les risques liés aux processus manuels. Faites ensuite appel rapidement à votre partenaire bancaire. Mieux vous comprendrez le problème à résoudre, mieux vous serez en mesure de concevoir une solution adaptée aux besoins de votre entreprise. »

— Graham Sullivan, directeur général principal, Intégration client, Services bancaires transactionnels, RBC

Comment RBC peut vous accompagner

La modernisation des paiements mobilise généralement les équipes de trésorerie, de finances et de technologie, ainsi que les partenaires bancaires. Il est donc essentiel d’assurer leur coordination dès le départ.

« On ne sait pas toujours ce qu’on ne sait pas, dit M. Sullivan. Si vous n’avez jamais travaillé avec une connexion avancée entre une banque et un système de planification des ressources, vous ne connaissez peut-être pas toutes les possibilités. C’est pourquoi nous encourageons nos clients à communiquer avec nous dès la conception. Nous pouvons les conseiller sur les pratiques exemplaires, la gestion des données, les principales contraintes et les étapes clés, puis travailler avec leurs équipes techniques pour explorer les possibilités. » Pour les projets de plus grande envergure, RBC peut également désigner une personne-ressource unique chargée de l’intégration afin de coordonner les travaux techniques entre les équipes participantes. L’examen précoce des exigences et de la compatibilité des systèmes permet de repérer les difficultés avant qu’elles ne deviennent des obstacles à la mise en œuvre.

Une meilleure circulation des fonds

La modernisation des paiements peut faire appel à des technologies complexes, à plusieurs systèmes et à de nombreuses équipes. M. Sullivan propose toutefois de garder l’objectif en perspective.

« Au bout du compte, il s’agit de faire sortir ou entrer de l’argent, explique-t-il. Mais les façons de procéder et d’accompagner nos clients comportent de nombreuses nuances. »

Lorsque les paiements s’appuient sur des renseignements pertinents, des contrôles appropriés et des systèmes bien connectés, les avantages dépassent largement le traitement des opérations. Les équipes des finances consacrent alors moins de temps aux tâches de transfert de fonds et davantage à mettre les liquidités et l’information au service de l’entreprise.

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Peu importe ce qui crée des décalages dans votre flux de trésorerie – saisonnalité, cycles du projet ou modalités de paiement – les spécialistes, Trésorerie de RBC peuvent vous aider à évaluer votre situation de trésorerie, à harmoniser votre façon de payer et d’être payé en fonction de vos fournisseurs et de vos clients, et à mettre en place un financement avant que l’écart ne se manifeste.

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Consultez la page Solutions de paiement et de gestion de trésorerie pour connaître les outils et les solutions de paiement.

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